> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.anny.co/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.
# Anfragen & Anfrageformulare
> Sammle Anfragen aus Formularen, E-Mails und KI-Assistenten an einer Stelle, beantworte sie, schlage Buchungen vor und schicke ein Angebot.
Nicht jede Buchung beginnt mit einem Klick auf der Buchungsseite. Firmenevents, Raumanmietungen oder Workshops starten oft mit einer Frage. Unter **Anfragen** sammelt anny all diese Anfragen an einer Stelle: aus deinen Anfrageformularen, aus weitergeleiteten E-Mails und von deinen KI-Assistenten. Du antwortest direkt aus anny, schlägst Buchungen vor und schickst ein Angebot, das deine Kund:innen online annehmen.
Jede Anfrage ist in anny eine Bestellung mit einem **Anfrage-Status**. Alles, was zur Anfrage gehört, bleibt so zusammen: Kund:in, Antworten aus dem Formular, E-Mail-Verlauf, Buchungen, Rechnung und Angebote.
Beta-Phase Admin 3.0 (Stand: 5. Oktober). Anpassungen sind möglich.
## Wie kommen Anfragen zu anny?
| Weg | Was passiert |
| :- | :- |
| **Anfrageformular** | Kund:innen füllen ein Formular auf deiner Website oder über den Formularlink aus. |
| **E-Mail** | Du leitest E-Mails an eine geheime Adresse von anny weiter. Jede neue E-Mail wird zur Anfrage. |
| **KI-Assistent** | Dein [Telefon- oder Chat-Assistent](/anny-ai-setup) nimmt eine Anfrage mit einem Anfrageformular auf. |
| **Antwort von Kund:innen** | Antwortet eine Kundin auf eine E-Mail zu einer bestehenden Buchung oder Bestellung, wird diese Bestellung ebenfalls zur Anfrage. |
| **Vom Team erfasst** | Du legst eine Anfrage selbst an, zum Beispiel nach einem Telefonat. |
## Die Anfragen-Übersicht
Du findest die Anfragen in der Seitenleiste unter **Management** → **Anfragen**.
Oben wählst du eine Ansicht. Die Zahl unter dem Namen zeigt, wie viele Anfragen darin liegen.
| Ansicht | Enthält die Status |
| :- | :- |
| **Handlungsbedarf** | Neu, Handlungsbedarf, Buchung angefragt, Angebot abgelaufen |
| **Wartend** | Wartet auf Antwort, Angebot gesendet |
| **Alle** | Alle Anfragen |
| **Erledigt** | Erledigt |
| **Archiviert** | Archiviert |
Die Tabelle zeigt unter anderem die Spalten **Anfrage** (das Anliegen oder eine Zusammenfassung der E-Mail), **Anfrageformular**, **Bearbeitungsstatus** und **Angefragte Buchungen**. Mit dem Filter **Anfrage-Status** grenzt du die Liste weiter ein. Über **Anfrageformulare verwalten** in der Werkzeugleiste gelangst du direkt zu deinen Formularen.
Klicke auf eine Zeile, um die Anfrage in einem Seitenpanel zu öffnen. Mit den Pfeilen oben im Panel springst du zur vorherigen oder nächsten Anfrage.
## Anfrage-Status
Den Status musst du in der Regel nicht selbst pflegen. anny setzt ihn automatisch, sobald etwas passiert:
| Status | Bedeutung | Wann anny ihn setzt |
| :- | :- | :- |
| **Neu** | Die Anfrage ist gerade eingegangen. | Eine neue Anfrage kommt an. |
| **Handlungsbedarf** | Die Kundin hat sich gemeldet. | Die Kundin schreibt erneut. |
| **Buchung angefragt** | Eine Buchung wartet auf deine Freigabe. | Eine Buchung zur Anfrage muss bestätigt werden. |
| **Wartet auf Antwort** | Du hast geantwortet, der Ball liegt bei der Kundin. | Dein Team schreibt der Kundin. |
| **Angebot gesendet** | Die Kundin hat ein Angebot erhalten. | Du sendest ein Angebot. |
| **Angebot abgelaufen** | Das Angebot wurde nicht rechtzeitig angenommen. | Die Gültigkeit endet, ohne dass unterschrieben wurde. |
| **Erledigt** | Die Anfrage ist abgeschlossen. | Die letzte angefragte Buchung ist entschieden oder das letzte Angebot bestätigt. |
| **Archiviert** | Die Anfrage wird nicht weiterverfolgt. | Nur von Hand. |
Anfragen werden keiner Person zugewiesen. Wenn sich jemand Bestimmtes kümmern soll, lege im Verlauf eine Aufgabe an und weise sie zu. Mehr dazu unter [Aktivitäts-Log](/activity-log).
## Eine Anfrage bearbeiten
Im Seitenpanel siehst du links die Details der Anfrage und rechts den Verlauf.
* **Zusammenfassung**: Anfrage-Status, angefragte Buchungen, Kund:in und das Anliegen.
* **Formularantworten**: Über welchen **Kanal** die Anfrage kam (zum Beispiel **Website-Formular** oder **Telefon-Assistent**), wann sie übermittelt wurde, über welches **Anfrageformular** und alle Antworten.
* **Buchungen**, **Produkte**, **Rechnungen** und weitere Bereiche wie bei jeder Bestellung.
### Antworten
Schreibe der Kundin direkt im Verlauf rechts eine E-Mail. Die Anfrage wechselt dann auf **Wartet auf Antwort**. Antwortet die Kundin, landet ihre E-Mail im Verlauf, dein Team wird benachrichtigt und die Anfrage wechselt auf **Handlungsbedarf**. Wie du E-Mails schreibst und Notizen anlegst, erfährst du im Artikel [Aktivitäts-Log](/activity-log).
Kam die Anfrage ohne Kund:in an, zum Beispiel über eine weitergeleitete E-Mail, klicke in der **Zusammenfassung** auf **Kunden hinzufügen**.
### Angefragte Buchungen annehmen oder ablehnen
Hat die Kundin Buchungen angefragt, die du freigeben musst, zeigt die **Zusammenfassung** die Zeile **Angefragte Buchungen**. Klicke dort auf **Buchungen akzeptieren** oder **Buchungen ablehnen**. Sobald alle angefragten Buchungen entschieden sind, wechselt die Anfrage auf **Erledigt**.
### Buchungen vorschlagen
Um der Kundin einen Termin vorzuschlagen, ohne die Ressource zu blockieren, legst du eine transparente Buchung an. Schließe dazu im [Kalender](/calendar) eine Buchung zu dieser Bestellung mit der Option **Transparente Buchungen** ab. Transparente Buchungen belegen keine Kapazität, die Ressource bleibt für andere buchbar.
Enthält eine Anfrage einen eindeutigen Wunschtermin mit Ressource und Service, legt anny automatisch einen solchen Buchungsvorschlag an. Prüfe ihn, bevor du ihn bestätigst oder in ein Angebot übernimmst.
Um einen Vorschlag direkt fest zu buchen, wähle an der Buchung **Buchung bestätigen**. anny prüft die Verfügbarkeit, bestätigt die Buchung und belegt ab dann die Kapazität. Mit **Bestätigung per E-Mail an den Kunden senden** informierst du die Kundin gleich mit.
### Ein Angebot senden
Öffne in der Anfrage den Bereich **Rechnungen**. Prüfe den **Rechnungsentwurf** mit allen Buchungen und Produkten.
Über **Angebot erstellen** kannst du dir das Angebot vorab als PDF ansehen.
Klicke auf **Als Angebot senden**.
anny erstellt das Angebots-PDF und öffnet ein Fenster zum Versand.
Prüfe **Empfänger**, **Betreff** und Text. Unter **Gültig bis** legst du fest, bis wann die Kundin das Angebot annehmen kann. Vorbelegt sind 14 Tage.
Das Datum steht auf dem Angebot.
Aktiviere **Buchungen reservieren**, wenn die vorgeschlagenen Buchungen ihren Zeitraum ab dem Versand blockieren sollen. Mit **Buchungen mit dem Angebot ablaufen lassen** geben sie reservierte Plätze wieder frei, wenn das Angebot nicht rechtzeitig unterschrieben wird.
Transparente Buchungen werden beim Senden zu Buchungsvorschlägen.
Sende das Angebot ab.
Die Kundin erhält das Angebot per E-Mail mit einem Button, um es online anzunehmen und zu unterschreiben. Die Anfrage wechselt auf **Angebot gesendet**.
Ist beim Senden mit **Buchungen reservieren** ein Zeitraum nicht mehr frei, sendet anny das Angebot nicht. Passe die Buchungen an und versuche es erneut.
Unter **Gesendete Angebote** siehst du den Stand jedes Angebots, zum Beispiel **Nicht unterschrieben** oder wer wann unterschrieben hat. Das unterschriebene Angebot legt anny als PDF an der Bestellung ab. Bestätige danach die vorgeschlagenen Buchungen mit **Buchung bestätigen**. Sobald keine Buchung mehr offen ist, wechselt die Anfrage auf **Erledigt**.
Zu jedem Angebot hast du diese Aktionen:
* **Für Kunden annehmen**: Die Kundin hat telefonisch oder per E-Mail zugestimmt. Die Annahme wird in deinem Namen gespeichert und die vorgeschlagenen Buchungen werden gleich bestätigt.
* **Gültigkeit verlängern**: Die Kundin bekommt mehr Zeit. Das PDF behält das ursprüngliche Datum, die Unterschriftsseite nutzt das neue.
* **Angebot zurückziehen**: Die Kundin kann das Angebot nicht mehr unterschreiben, zum Beispiel weil du ein korrigiertes Angebot senden willst.
### Anfrage abschließen oder archivieren
Im Feld **Anfrage-Status** der **Zusammenfassung** kannst du eine Anfrage **Als erledigt markieren**, **Archivieren** oder die **Archivierung aufheben**.
* **Als erledigt markieren** geht erst, wenn keine angefragte Buchung mehr offen ist und alle transparenten Buchungen bestätigt oder entfernt sind.
* **Archivieren** geht, sobald alle angefragten Buchungen entschieden sind. Offene transparente Buchungen entfernt anny dabei. Bestellung, Korrespondenz, Dateien, angenommene Buchungen und gesendete Angebote bleiben erhalten.
* **Archivierung aufheben** holt die Anfrage mit dem Status **Handlungsbedarf** zurück.
## Eine Anfrage selbst erfassen
Klicke in der Anfragen-Übersicht auf **Neu**.
Das Fenster **Neue Anfrage** öffnet sich.
Wähle unter **Anfrageformular** das passende Formular und fülle die Felder für die Kundin aus.
Du siehst dieselben Fragen wie die Kundin auf deiner Website.
Klicke auf **Anfrage erstellen**.
Die neue Anfrage öffnet sich im Seitenpanel. Als Kanal steht dort **Vom Team erfasst**.
## Anfrageformulare
Ein Anfrageformular fragt ab, was du zu einer Anfrage wissen musst, zum Beispiel Art der Veranstaltung, Wunschdatum und Personenzahl. Jede Einsendung kommt als Anfrage bei dir an. Du findest deine Formulare in der Seitenleiste unter **Katalog** → **Anfrageformulare**.
Die Liste zeigt pro Formular, wo es **Verfügbar** ist (**Website**, **KI** oder **Nicht verfügbar**), die **Tags**, wie viele Fragengruppen es hat und wie viele **Anfragen** darüber eingegangen sind.
### Anfrageformular anlegen
Klicke unter **Anfrageformulare** auf **Neu**. Gib einen Namen und eine Beschreibung ein und wähle die Fragengruppen, die das Formular abfragen soll.
Klicke auf **Anfrageformular erstellen**. Die Detailseite des Formulars öffnet sich.
Im Bereich **Formulare** ziehst du Fragengruppen in das Formular und bringst sie in die gewünschte Reihenfolge. Über **Neu** legst du eine neue Fragengruppe an.
Kund:innen beantworten die Fragengruppen in der gezeigten Reihenfolge. Die Antworten werden an der Anfrage gespeichert.
Schalte unter **Verfügbarkeit** **Auf der Website** und bei Bedarf **Für KI-Assistenten** ein und speichere.
Das Formular nimmt ab jetzt Anfragen an.
### Einstellungen
| Einstellung | Wirkung |
| :- | :- |
| **Name** und **Beschreibung** | Erscheinen über dem Formular. Erkläre in der Beschreibung, wofür das Formular gedacht ist. |
| **Tags** | Ordnen das Formular für die Filter in der Liste ein. |
| **Kundenadresse abfragen** | Das Formular fragt zusätzlich die Anschrift ab. |
| **Eigene Nachricht** | Zeigt ein Freitextfeld für das Anliegen in eigenen Worten. Die Nachricht erscheint im Verlauf als E-Mail der Kundin. |
| **Auf der Website** | Kund:innen können über den Formularlink und die eingebetteten Varianten Anfragen senden. |
| **Für KI-Assistenten** | Telefon- und Chat-Assistenten können mit diesem Formular Anfragen aufnehmen. |
Ein Formular kann erst verfügbar werden, wenn es mindestens eine Fragengruppe hat. Außerdem nimmt es erst Anfragen an, wenn deine Organisation live ist.
### Formular teilen und einbetten
Im Bereich **Teilen & Einbetten** findest du alles, um das Formular zu veröffentlichen:
* **Formularlink**: Ein direkter Link zum Formular, zum Beispiel für E-Mails oder Social Media. Unter **Sprache des Links** legst du fest, in welcher Sprache es sich öffnet. Mit **Automatisch (Sprache der Besucher)** passt es sich an.
* **Formular**: Bettet das Formular direkt in eine Seite deiner Website ein.
* **Button**: Ein Button, der das Formular in einem Pop-up öffnet.
Kopiere den Code der gewünschten Variante und füge ihn auf deiner Website ein. Ist das Formular noch nicht verfügbar, zeigen Link und Einbettungen das deinen Besucher:innen an.
Ein Formular löschst du in der Liste über das Drei-Punkte-Menü. Das öffentliche Formular nimmt danach keine Anfragen mehr an, bereits eingegangene Anfragen behalten ihre Antworten.
## Anfragen per E-Mail empfangen
Viele Anfragen kommen per E-Mail. Damit du sie nicht zwischen Postfach und anny abgleichen musst, leitest du sie an eine geheime Adresse weiter. anny legt jede neue E-Mail als Anfrage an, ordnet sie wenn möglich der Kundin zu und fasst sie automatisch zusammen. Antworten schickst du dann direkt aus anny.
### E-Mail-Empfang einrichten
Öffne in der Seitenleiste unter **Account** die **Einstellungen** und wechsle zum Reiter **Anfragen**.
Du siehst eine Erklärung in drei Schritten: **Weiterleiten**, **Erfassen**, **Antworten**.
Schalte den Schalter in der Karte **Anfragen** ein.
anny zeigt dir deine **Geheime E-Mail-Adresse**.
Kopiere die Adresse über das Kopier-Icon im Feld.
Du kannst sie jetzt in deinem Postfach als Weiterleitungsziel eintragen.
Trage unter **Erlaubte Absender** die E-Mail-Adressen oder Domains ein, von denen anny E-Mails annehmen soll, zum Beispiel `person@example.com` oder `example.com`. Klicke auf **Hinzufügen**.
anny nimmt ab jetzt nur noch E-Mails von diesen Absendern an.
Ohne Einträge unter **Erlaubte Absender** nimmt anny E-Mails von allen Absendern an. Antworten deiner Kund:innen auf E-Mails aus anny kommen immer an, auch wenn ihre Adresse nicht in der Liste steht.
Nutze die geheime Adresse nur für interne Weiterleitungen und gib sie nicht an Kund:innen weiter. Kund:innen antworten an eine separate Adresse, die anny automatisch setzt.
### Einzeln weiterleiten oder per Weiterleitungsregel
Du hast zwei Möglichkeiten, E-Mails an anny zu schicken:
* **Einzeln weiterleiten**: Du leitest nur ausgewählte E-Mails von Hand weiter.
* **Weiterleitungsregel**: Du richtest in deinem Postfach eine Regel ein, die zum Beispiel alle E-Mails an `anfragen@deine-firma.de` automatisch an die geheime Adresse schickt.
Der Unterschied zeigt sich bei der Zuordnung zur Kundin. anny ordnet eine E-Mail anhand der Absenderadresse einer bestehenden Kundin zu oder legt eine neue an. Das klappt nur, wenn die E-Mail als Original ankommt. Erkennt anny eine E-Mail als von Hand weitergeleitet, zum Beispiel am Betreff „Fwd:“ oder „WG:“, oder als automatische Nachricht, bleibt die Anfrage ohne Kund:in. Füge sie dann in der Anfrage über **Kunden hinzufügen** hinzu.
Nutze möglichst eine Weiterleitungsregel, die die Originalnachricht weitergibt. So erkennt anny die Absenderin und ordnet die Anfrage direkt der richtigen Kundin zu.
### Was mit einer weitergeleiteten E-Mail passiert
* Jede neue E-Mail wird zu einer Anfrage mit Status **Neu**. Betreff und Text stehen am Anfang, anny ersetzt sie durch eine kurze Zusammenfassung in der Spalte **Anfrage**.
* Dein Team wird über die neue Anfrage benachrichtigt.
* Nennt die E-Mail einen eindeutigen Termin mit Ressource und Service, legt anny einen Buchungsvorschlag an, der keine Kapazität belegt.
* Antwortet die Kundin später auf eine E-Mail aus anny, ordnet anny die Antwort der richtigen Anfrage zu. Es entsteht keine neue Anfrage.
### Neue Adresse erzeugen
Ist die geheime Adresse in falsche Hände geraten oder bekommst du Spam, klicke auf **Neue Adresse erzeugen**. Die bisherige Adresse wird sofort ungültig. Passe danach deine Weiterleitungsregeln an. Antworten von Kund:innen auf bestehende Anfragen kommen weiterhin an.
## Wann nutze ich das?
* **Firmenevents und Raumanmietungen**: Ein Anfrageformular „Private Veranstaltung“ fragt Datum, Personenzahl und Catering ab. Du schickst ein Angebot mit reservierten Buchungen.
* **Bestehendes Anfrage-Postfach**: Eine Weiterleitungsregel schickt alle E-Mails an deine Anfrage-Adresse an anny. Dein Team arbeitet sie in der Ansicht **Handlungsbedarf** ab.
* **Anfragen am Telefon**: Dein Telefon-Assistent nimmt Anfragen mit einem Anfrageformular auf, das **Für KI-Assistenten** freigegeben ist.
* **Anrufe im Team**: Nach einem Telefonat erfasst du die Anfrage über **Neu** und schickst später das Angebot.
## FAQ
Nein. Eine Anfrage ist eine Bestellung im Entwurf, ihre Buchungen sind zunächst nur Vorschläge. Fest sind sie erst, wenn du sie bestätigst oder unter **Gesendete Angebote** auf **Für Kunden annehmen** klickst.
Nein. Transparente Buchungen und Vorschläge belegen keine Kapazität. Sie blockieren den Zeitraum erst, wenn du sie bestätigst oder beim Senden des Angebots **Buchungen reservieren** aktivierst.
Du kannst eine Anfrage **Als erledigt markieren**, **Archivieren** oder die **Archivierung aufheben**. Alle anderen Status setzt anny automatisch.
Sie öffnet den Link in der Angebots-E-Mail und unterschreibt online. Danach bestätigst du die vorgeschlagenen Buchungen. Stimmt sie per Telefon oder E-Mail zu, klickst du unter **Gesendete Angebote** auf **Für Kunden annehmen**. Dabei werden die Buchungen direkt bestätigt.
Die Kundin kann es nicht mehr unterschreiben und die Anfrage wechselt auf **Angebot abgelaufen**. Hast du **Buchungen mit dem Angebot ablaufen lassen** gewählt, geben die Buchungen ihre Plätze frei. Du kannst die **Gültigkeit verlängern** oder ein neues Angebot senden.
Nach dem Absenden sehen sie auf der Seite die Meldung **Anfrage erhalten**. Eine Bestätigungs-E-Mail verschickt anny nicht. Deine erste Antwort schreibst du im Verlauf der Anfrage.
Alle, die in ihren Benachrichtigungen **Kundennachrichten** eingeschaltet haben. Darüber laufen sowohl neue Anfragen als auch Antworten von Kund:innen per E-Mail.
Nein. Antworten an Kund:innen verschickt anny mit einer eigenen Antwortadresse. Die geheime Adresse brauchst du nur für die Weiterleitung aus deinem Postfach.
## Troubleshooting
anny ordnet keine Kund:in zu, wenn die E-Mail als von Hand weitergeleitet oder automatisch erkannt wird, zum Beispiel am Betreff „Fwd:“ oder „WG:“. Klicke in der **Zusammenfassung** auf **Kunden hinzufügen**. Für künftige E-Mails hilft eine Weiterleitungsregel, die die Originalnachricht weitergibt.
Prüfe, ob der Empfang im Reiter **Anfragen** eingeschaltet ist und du die aktuelle Adresse verwendest. Hast du **Erlaubte Absender** eingetragen, muss die weiterleitende Adresse oder ihre Domain in der Liste stehen. Wurde eine neue Adresse erzeugt, passe deine Weiterleitungsregel an.
Es gibt noch offene Buchungen. Nimm angefragte Buchungen an oder lehne sie ab und bestätige oder entferne offene transparente Buchungen. anny zeigt dir im Feld **Anfrage-Status**, was noch fehlt.
Das Angebot braucht einen Rechnungsbetrag über 0 und eine E-Mail-Adresse der Kundin. Fehlt die Adresse, siehst du den Hinweis „Füge im Kundenbereich eine E-Mail-Adresse hinzu, um das Angebot zu senden.“ Außerdem brauchst du das Recht, Bestellungen zu bearbeiten.
Prüfe, ob das Formular mindestens eine Fragengruppe hat, unter **Verfügbarkeit** **Auf der Website** eingeschaltet und gespeichert ist und deine Organisation live ist.
Den E-Mail-Empfang dürfen nur Personen einrichten, die die Organisation bearbeiten dürfen. Bitte eine Person mit Admin-Rechten, den Empfang einzurichten.
> Wichtige Informationen für Agenten:
>
> * Anfrage = Bestellung (Entwurf) mit `inquiry_status`. Quellen (`inbox_source`): Anfrageformular (form), E-Mail über geheime Adresse (email), KI-Assistent (chat, voice), vom Team erfasst. Eine Kundenantwort auf eine bestehende Buchung/Bestellung macht diese ebenfalls zur Anfrage. Keine Zuweisung an Personen (stattdessen Aufgabe im Verlauf).
> * Seitenleiste **Management** → **Anfragen**; Ansichten **Handlungsbedarf** (Neu, Handlungsbedarf, Buchung angefragt, Angebot abgelaufen), **Wartend** (Wartet auf Antwort, Angebot gesendet), **Alle**, **Erledigt**, **Archiviert**. Spalten u. a. **Anfrage**, **Anfrageformular**, **Bearbeitungsstatus**, **Angefragte Buchungen**, **Vorschläge**. Filter **Anfrage-Status**. Link **Anfrageformulare verwalten**. Zeile öffnet Seitenpanel (Bestell-Details + Verlauf).
> * Automatische Status: neue Anfrage → Neu; Kundin schreibt → Handlungsbedarf; Buchung wartet auf Freigabe → Buchung angefragt; Team schreibt → Wartet auf Antwort; Angebot gesendet → Angebot gesendet; unsigniert abgelaufen → Angebot abgelaufen; letzte angefragte Buchung entschieden bzw. letztes Angebot bestätigt → Erledigt. Von Hand: **Als erledigt markieren** (nur ohne offene angefragte und transparente Buchungen), **Archivieren** (nur ohne unentschiedene angefragte Buchungen; entfernt offene transparente Buchungen), **Archivierung aufheben**.
> * Panel: **Zusammenfassung** (Anfrage-Status, **Angefragte Buchungen** mit **Buchungen akzeptieren**/**Buchungen ablehnen**, **Kunden hinzufügen**), **Formularantworten** (**Kanal**: Website-Formular, Chat-Assistent, Telefon-Assistent, Vom Team erfasst; **Übermittelt**; **Anfrageformular**). Antworten per E-Mail im Verlauf.
> * Vorschläge: transparente Buchungen (belegen keine Kapazität) über Kalender-Abschluss **Transparente Buchungen**; KI legt bei eindeutigem Termin + Ressource + Service automatisch einen Vorschlag an (aus Formular, E-Mail, Kundenantwort). **Buchung bestätigen** prüft Verfügbarkeit, optional **Bestätigung per E-Mail an den Kunden senden**.
> * Angebot: Bereich **Rechnungen** → **Rechnungsentwurf**, **Angebot erstellen** (PDF), **Als Angebot senden** (Betrag > 0, E-Mail der Kundin, Bearbeitungsrecht). Fenster: **Empfänger**, **Betreff** („Angebot zu Nummer“), Text, **PDF aktualisieren**, **Gültig bis** (Standard +14 Tage), **Buchungen reservieren** (sendet nicht, wenn Zeitraum belegt; Vorlaufzeit ignoriert), **Buchungen mit dem Angebot ablaufen lassen**. Transparente Buchungen werden beim Senden zu Vorschlägen. Kundin unterschreibt online (Unterschrift bestätigt die Buchungen nicht, das Team bestätigt danach; signiertes PDF an der Bestellung). **Gesendete Angebote**: **Für Kunden annehmen** (bestätigt die Vorschläge gleich), **Gültigkeit verlängern** (PDF behält Datum), **Angebot zurückziehen**.
> * **Neu** → Fenster **Neue Anfrage**: **Anfrageformular** wählen, Felder ausfüllen, **Anfrage erstellen**; öffnet im Panel.
> * Anfrageformulare: **Katalog** → **Anfrageformulare**; Spalten Name, **Verfügbar** (Website, KI, Nicht verfügbar), Tags, **Fragen** (n Fragengruppen / Noch keine Fragen), **Anfragen**. **Neu** → **Anfrageformular erstellen**. Detail: **Allgemeine Informationen** (Name, Beschreibung, Tags, **Kundenadresse abfragen**, **Eigene Nachricht**, **Verfügbarkeit**: **Auf der Website**, **Für KI-Assistenten**), **Formulare** (Fragengruppen, Reihenfolge), **Teilen & Einbetten** (**Formularlink**, **Sprache des Links**, Einbettung **Formular** und **Button**). Verfügbar erst mit mindestens einer Fragengruppe; Annahme erst, wenn Organisation live. Löschen: öffentliches Formular nimmt nichts mehr an, bestehende Antworten bleiben.
> * E-Mail-Empfang: **Account** → **Einstellungen** → Reiter **Anfragen** (Recht: Organisation bearbeiten). Schalter **Anfragen per E-Mail empfangen**, **Geheime E-Mail-Adresse** (in-…@…; nur intern, Kund:innen antworten an separate Adresse), **Neue Adresse erzeugen** (alte sofort ungültig, Weiterleitungsregeln anpassen, bestehende Kundenantworten funktionieren weiter), **Erlaubte Absender** (Adressen oder Domains; leer = alle; Kundenantworten ausgenommen). Leerzustand der Anfragen-Übersicht: **E-Mail-Empfang einrichten**.
> * Neue E-Mail → Anfrage Neu, Team-Benachrichtigung, KI-Zusammenfassung in **Anfrage**, ggf. Buchungsvorschlag. Kundenzuordnung per Absender nur bei Original-E-Mails; als weitergeleitet erkannt (Betreff Fwd:/FW:/WG:, Absender wie noreply, Text „weitergeleitete Nachricht“, abweichendes Reply-To) oder automatisch → keine Kund:in. Antworten werden über die E-Mail-Header der richtigen Anfrage zugeordnet.
> * In der Oberfläche heißt die Funktion nicht „Magic Inbox“, sondern Anfragen per E-Mail / E-Mail-Empfang.