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# Geführtes Besuchermanagement am Empfang

> Checke vorangemeldete und spontane Besucher:innen im Adminbereich ein, lasse Angaben und Unterschriften am Kunden-Display ausfüllen und schließe den Check-out ab.

Beim geführten Besuchermanagement bleibst du als Empfangsperson im Adminbereich. Das Tablet an der Theke ist das [Kunden-Display](https://docs.anny.co/customer-display.md): Gäste tippen dort selbst, du siehst die Angaben live, prüfst sie und schließt Check-in oder Check-out ab. Dieser Artikel führt Mitarbeitende vor Ort durch den Alltag. Die Einrichtung der Ressource und des Terminals steht in [Los Geht's - Besucheranmeldung](https://docs.anny.co/visitor-management.md) und [Kunden-Display](https://docs.anny.co/customer-display.md).

> [!NOTE]
>
> Du brauchst einen Admin-Zugang, die Berechtigung **Check-In und Check-Out** und ein gekoppeltes Check-In Terminal. Pairing, Modus **Kunden-Display**, Design und Badge-Druck richtest du nicht hier ein.

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## Wann nutze ich das?

* **Empfang mit Personal**: Gäste sollen nicht selbst am Terminal scannen oder buchen. Du führst den Besuch und schickst nur Formulare und Unterschriften auf das Display.
* **Unterlagen und Zugangsmittel**: Du trägst interne Angaben ein (zum Beispiel eine Schlüsselkartennummer), Gäste unterschreiben Richtlinien oder eine Sicherheitseinweisung am Display.
* **Vorangemeldete und spontane Gäste**: Der Besuch liegt schon als Buchung vor, oder jemand kommt ohne Anmeldung an die Theke.
* **Nicht geeignet für**: Self-Service ohne Personal. Dafür nutzt du die normalen Modi des [Check-In Terminals](https://docs.anny.co/check-in-setup.md), siehe [Los Geht's - Besucheranmeldung](https://docs.anny.co/visitor-management.md).

## So arbeitet ihr am Empfang

Zwei Geräte, zwei Rollen:

| Gerät | Wer | Aufgabe |
| - | - | - |
| Adminbereich im Browser oder in der [anny Admin App](https://docs.anny.co/pos-app-setup.md) | Empfangsperson | Buchungen sehen, einchecken, auschecken, neue Besuche anlegen |
| Check-In Terminal als [Kunden-Display](https://docs.anny.co/customer-display.md) | Besucher:in | Daten ergänzen und Dokumente unterschreiben |

Du öffnest das Formular, trägst ein, was du schon weißt, und klickst auf das Cast-Symbol. Das Formular erscheint auf dem Display. Jede Eingabe siehst du sofort. Erst wenn du im Adminbereich **Einchecken** oder **Bestätigen** klickst, speichert anny den Vorgang. Das Display kehrt danach zum Startbildschirm zurück.

> [!TIP]
>
> Nutzt du immer dasselbe Display, lege es als **Standard-Display** fest. Danach reicht ein Klick auf **Auf \<Display> zeigen**. Details stehen unter [Kunden-Display](https://docs.anny.co/customer-display.md).

## Deinen Arbeitsplatz einrichten

**1. Seitenleiste aufräumen**

Blende in der Seitenleiste alles aus, was du am Empfang nicht brauchst, über **Aus Seitenleiste ausblenden**. Zurück holst du Einträge unter **Ausgeblendet**. Mehr dazu in [Einführung in den Admin-Bereich](https://docs.anny.co/admin-area-intro.md).

**2. Kalender oder Liste wählen**

Im **Kalender** siehst du, was heute ansteht, und öffnest Buchungen als Seitenpanel. Einen freien Zeitraum klickst du an und wählst **Buchung anlegen**. Die Liste **Buchungen** ist übersichtlicher, wenn viele Anmeldungen pro Tag eingehen: Du suchst nach Personen und filterst nach Zeitraum.

**3. Ansicht für den Empfang speichern**

Speichere in der Buchungsliste eine **Ansicht** für den Empfang, zum Beispiel die heutigen Besuche. Mit **Geteilte Ansicht** sehen alle Kolleg:innen dieselbe Liste. Filter und Spalten stellst du ein, dann **Ansicht hinzufügen** und **Ansicht speichern**.

**4. Spalten anpassen**

Über das Einstellungssymbol (**Spalten anpassen**) rückst du Kundenname, Unternehmen, Check-in-Zeit und Check-in-Status nach vorn. Felder wie die Schlüsselkarte nimmst du dazu, wenn ihr Zugangsmittel ausgebt.

> [!TIP]
>
> Tastenkürzel **B** oder der Button **Neu** oben öffnen die Buchungserstellung.

## Vorangemeldete Besucher:innen einchecken

**1. Buchung öffnen**

Öffne die Buchung im **Kalender** oder in der Liste **Buchungen**. Im Kalender erscheinen die Details im Seitenpanel neben dem Kalender.

**2. Check-in starten**

Starte den Check-in. Fehlen Angaben oder Unterschriften, öffnet sich **Check-in abschließen**. Dort siehst du, was noch offen ist.

**3. Interne Angaben eintragen**

Trage ein, was der Empfang schon weiß, zum Beispiel eine Schlüsselkartennummer. Felder nur für Mitarbeitende (durchgestrichenes Auge hinter der Beschriftung) erscheinen nicht auf dem Display. Die übrigen Angaben kannst du vorausfüllen, damit Gäste sie nur noch bestätigen.

**4. Formular auf das Display senden**

Klicke auf das Cast-Symbol neben dem Titel und wähle das Display an der Theke. Der Status wechselt von **Wartet auf das Display …** über **Kunde füllt aus** zu **Vom Kunden bestätigt**.

**5. Gast bestätigt und unterschreibt**

Der Gast prüft die Angaben am Display, ergänzt fehlende Felder und unterschreibt offene Dokumente, zum Beispiel eine Vertraulichkeits- oder Sicherheitsrichtlinie. Optional kann das Dokument zusätzlich per E-Mail zugestellt werden. Du siehst Unterschrift und Felder live im Adminbereich.

**6. Prüfen und einchecken**

Prüfe die Angaben, ergänze interne Felder und klicke auf **Einchecken**. Erst jetzt ist der Check-in gespeichert. Das Display kehrt zum Startbildschirm zurück.

> [!NOTE]
>
> Während Gäste ausfüllen, markiert anny fehlende Pflichtfelder nicht rot. Die Prüfung kommt, wenn du bestätigst. Mehr zum Senden, zu internen Feldern und zum Standard-Display steht unter [Kunden-Display](https://docs.anny.co/customer-display.md).

## Spontane Besucher:innen registrieren

Kommt jemand ohne Voranmeldung an die Theke, legst du die Buchung selbst an. Dasselbe geht aus dem Kalender (Zeitraum anklicken, **Buchung anlegen**) oder über **Neu**.

**1. Ressource und Zeitraum wählen**

Wähle das Gebäude bzw. den Empfang, wenn du mehrere hast. Der Zeitraum startet in der Regel jetzt. Klicke auf **Buchung hinzufügen**.

**2. Kund:in zuordnen**

Unter **Kunde hinzufügen** öffnet sich **Personalisieren**. Suche über **Nach Name oder E-Mail suchen**, wenn die Person schon da war, oder lege über **Kunde erstellen** eine neue Kundin oder einen neuen Kunden an.

**3. Eingabe auf das Display legen**

Gerade bei neuen Personen ist die E-Mail-Adresse am Display schneller erfasst. Sende **Personalisieren** auf das Kunden-Display. Der Gast füllt aus und unterschreibt, du siehst die Werte live.

**4. Gastgeber:in und Rest prüfen**

Hinterlege die Kontaktperson, die besucht wird (Host), prüfe die Angaben und klicke auf **Bestätigen**. Eine Bestätigungs-E-Mail ist optional.

**5. Einchecken**

Die Buchung ist angelegt. Checke sie wie oben ein, falls Check-in-Felder oder Dokumente noch offen sind.

> [!TIP]
>
> War die Person schon einmal da, reicht die Suche nach Name oder E-Mail. Du tippst die Stammdaten nicht erneut ab.

## Auschecken

Wenn der Gast das Gebäude verlässt, öffne dieselbe Buchung im Kalender oder in der Liste und klicke auf **Auschecken**. Nimm Zugangskarten oder Besucherausweise entgegen und prüfe, ob die Nummer zur Buchung passt.

Ohne aktiven Check-in schlägt Auschecken fehl. Die Historie steht unter [Anwesenheit in den Buchungsdetails](https://docs.anny.co/check-in-booking-details.md).

## Überblick am Tagesende

In der Buchungsliste filterst du auf den heutigen Tag (oder den Vortag) und die Besucherressource.

* **Noch eingecheckt**: Über den Check-in-Status siehst du, wer das Gebäude noch nicht verlassen hat. Offene Check-outs holst du nach.
* **Schlüsselkarten**: Nimm die Spalte mit der Karten- oder Ausweisnummer in die Ansicht. So prüfst du, ob alle Karten zurück sind.

Speichere diese Filter als geteilte Ansicht, damit jede Schicht denselben Überblick hat.

## FAQ

> [accordion] Worin unterscheidet sich das vom Self-Service-Terminal?
>
> Am Self-Service-Terminal scannen oder registrieren sich Gäste selbst. Beim geführten Besuchermanagement steuerst du den Ablauf im Adminbereich und nutzt das Terminal nur als Kunden-Display für Formulare und Unterschriften.

> [accordion] Kann ich Kalender und Buchungsliste parallel nutzen?
>
> Ja. Check-in, Check-out und neue Buchungen funktionieren in beiden Ansichten gleich. Die Liste eignet sich besser bei vielen Anmeldungen pro Tag, der Kalender besser für den Tagesüberblick.

> [accordion] Was sehen Gäste auf dem Display?
>
> Das Formular mit den Angaben, die du schon eingetragen hast, in der Gestaltung des Displays. Felder nur für Mitarbeitende erscheinen nicht. Nach der Bestätigung kehrt das Display zum Startbildschirm zurück.

> [accordion] Wann wird der Check-in gespeichert?
>
> Erst wenn du im Adminbereich **Einchecken** oder **Bestätigen** klickst. Was Gäste am Display eingeben, landet zuerst nur in deinem offenen Formular.

> [accordion] Kann ich aus der anny Admin App auf dem Tablet arbeiten?
>
> Ja. In der [anny Admin App](https://docs.anny.co/pos-app-setup.md) findest du dasselbe Cast-Symbol beim Check-in und bei den Kundendaten einer neuen Buchung. Dein Standard-Display gilt dort ebenfalls.

> [accordion] Was mache ich, wenn das Display nicht reagiert?
>
> Prüfe, ob die anny Check-In App läuft und das Gerät online ist. Steht **Update erforderlich** oder **Das Display antwortet nicht**, folgen die Schritte unter [Kunden-Display](https://docs.anny.co/customer-display.md).

## Troubleshooting

> [accordion] Ich finde Check-in in der Buchung nicht
>
> Die Ressource braucht aktivierten Check-in, und du brauchst die Berechtigung **Check-In und Check-Out**. Siehe [Anwesenheit in den Buchungsdetails](https://docs.anny.co/check-in-booking-details.md).

> [accordion] Das Formular erscheint nicht auf dem Display
>
> Das Terminal muss gekoppelt sein und eine aktuelle anny Check-In App haben. Diagnose und Update stehen unter [Kunden-Display](https://docs.anny.co/customer-display.md).

> [accordion] Ein Feld fehlt auf dem Display
>
> Bei dem eigenen Formular ist **Im Checkout anzeigen** aus. Das Feld ist nur für Mitarbeitende sichtbar. Soll der Gast es ausfüllen, schalte die Option ein. Details: [Kunden-Display](https://docs.anny.co/customer-display.md).

> [accordion] Auschecken schlägt fehl
>
> Es gibt keinen aktiven Check-in. Checke zuerst ein oder prüfe, ob der letzte Check-in schon ausgecheckt wurde.

> [card] Kunden-Display
>
> Formulare aus dem Adminbereich auf das Terminal senden, interne Felder und Standard-Display.
>
> [Erfahre hier mehr](https://docs.anny.co/customer-display.md)

> [card] Besucheranmeldung einrichten
>
> Ressource, Besuchstyp, Hosts und Terminal-Modus für die Besucheranmeldung anlegen.
>
> [Erfahre hier mehr](https://docs.anny.co/visitor-management.md)

> [card] Kalender
>
> Buchungen im Kalender öffnen, Filter setzen und neue Buchungen direkt im Raster anlegen.
>
> [Erfahre hier mehr](https://docs.anny.co/calendar.md)

> [card] Check-In Terminal einrichten
>
> App installieren, Display koppeln, Modus und Design einstellen.
>
> [Erfahre hier mehr](https://docs.anny.co/check-in-setup.md)

> Wichtige Informationen für Agenten:
>
> * Zielgruppe: Empfangspersonen / Mitarbeitende vor Ort, nicht die Admin-Person, die das Setup baut. Setup: /visitor-management (Ressource, Service, Hosts) und /customer-display (Modus, Cast, interne Felder).
> * Abgrenzung Self-Service: Terminal-Modi **Personalisierte Registrierung & Check-In** (Gast bedient das Terminal selbst) vs. Modus **Kunden-Display** (Terminal wartet auf Formulare aus dem Admin). Hybrid: jedes Check-In Terminal kann trotzdem Formulare empfangen, Overlay über Self-Service.
> * Alltag: Adminbereich (Web oder anny Admin App) + Check-In App als Kunden-Display. Speichern erst nach **Einchecken** / **Bestätigen** durch Mitarbeitende.
> * Vorangemeldet: Buchung öffnen (Kalender-Seitenpanel oder Liste **Buchungen**) → Check-in → bei fehlenden Angaben **Check-in abschließen** → Cast auf Display → Gast unterschreibt → Mitarbeitende schließen Check-in ab.
> * Spontan: **Neu** (Kürzel **B**) oder Kalender **Buchung anlegen** → Ressource (Gebäude/Empfang), Zeitraum ab jetzt → **Kunde hinzufügen** / **Personalisieren** (**Nach Name oder E-Mail suchen** oder **Kunde erstellen**) → Cast, damit der Gast Daten (vor allem E-Mail) selbst tippt → Host hinterlegen → **Bestätigen** → danach Check-in wie oben.
> * Demo-Video: [https://www.youtube.com/watch?v=NiUAUDdJAqg](https://www.youtube.com/watch?v=NiUAUDdJAqg) (Schlüsselkarte vor dem Senden eintragen, Gast sieht und bestätigt sie am Display, Vertraulichkeitsunterweisung unterschreiben, Check-out, Ansicht mit Check-in-Status und Schlüsselkarte, Tagesende offene Check-outs).
> * Arbeitsplatz: Seitenleiste **Aus Seitenleiste ausblenden**; Buchungsliste **Ansicht hinzufügen** / **Geteilte Ansicht**; **Spalten anpassen** (Kundenname, Unternehmen, Check-in-Zeit, Check-in-Status, eigenes Formular Schlüsselkarte).
> * Interne Felder: eigene Formulare mit **Im Checkout anzeigen** aus, Icon durchgestrichenes Auge, nie auf dem Display. Wenn der Gast die Schlüsselkarte sehen soll, darf das Feld nicht intern sein.
> * Auschecken nur mit aktivem Check-in, Button **Auschecken**. Historie: /check-in-booking-details.
> * Verwandte Artikel: /customer-display, /visitor-management, /check-in-setup, /calendar, /admin-area-intro, /check-in-booking-details, /pos-app-setup, /custom-forms, /legal-documents


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