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# Los Geht's - Desk Sharing

> Richte Desk Sharing mit anny ein: Arbeitsplätze, Wochenplaner, Communities und SSO für dein Team.

Mit diesem Guide richtest du dein hybrides Büro in anny ein. Du lernst, wie du Arbeitsplätze und Meetingräume als buchbare Ressourcen anlegst, dein Team über Communities und SSO anbindest und den Wochenplaner als zentrales Buchungstool für Mitarbeitende aktivierst.

## Desk Sharing im anny Kontext denken

Beim Desk Sharing bildet anny die physische Bürostruktur digital ab. Das zentrale Prinzip: Jeder Raum ist eine **Ressource**, jeder einzelne Arbeitsplatz darin eine **Child-Ressource**.

| anny Konzept    | Bedeutung im Desk Sharing                                                                 |
| --------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------- |
| Ressource       | Ein Raum, eine Etage oder ein Bereich (z. B. "Open Space 1. OG")                          |
| Child-Ressource | Ein einzelner Arbeitsplatz innerhalb des Raums (z. B. "Platz 1.001")                      |
| Buchungsoption  | Definiert, wie gebucht wird: Tagesbuchung für Desks, Flex-Buchung für Meetingräume        |
| Community       | Steuert, wer welche Ressourcen sehen und buchen darf                                      |
| Wochenplaner    | Herzstück für Mitarbeitende: Favoriten setzen und die Woche in wenigen Klicks planen      |
| Karte           | Interaktiver Lageplan, auf dem Mitarbeitende Plätze direkt buchen und Kolleg:innen finden |

Dein Team bucht über den **Buchungsbereich** (Wochenplaner, Entdecken, Karten). Du verwaltest alles im **Adminbereich** (Ressourcen, Buchungen, Dashboard).

## Entscheidungshilfen: Wann nutze ich was?

### Wann Flex Desk und wann Fix Desk?

| Kriterium         | Flex Desk                                | Fix Desk                                         |
| ----------------- | ---------------------------------------- | ------------------------------------------------ |
| Platzzuweisung    | Mitarbeitende wählen täglich frei        | Fester Platz pro Person                          |
| Buchungsoption    | Tagesbuchung, offen für alle             | Tagesbuchung, auf bestimmte Community beschränkt |
| Typischer Einsatz | Hybride Teams, die 2-3 Tage im Büro sind | Mitarbeitende mit täglicher Präsenzpflicht       |
| Beispiel          | Marketing-Team bucht je nach Bedarf      | Geschäftsführung hat festen Platz                |

**Faustregel:** Starte mit Flex Desks für alle und richte Fix Desks nur für Teams ein, die einen festen Platz benötigen.

<Info>
  Für diesen Use Case müssen folgende Features in den Account-Einstellungen unter **Features** aktiviert werden: Mehrfachverfügbarkeit mit Zuweisung, Communities, Globale Suche. Karten und Check-In sind optional, aber empfohlen.
</Info>

Folgende Features spielen in diesem Use Case zusammen:

| Feature                             | Wofür wird es benötigt?                                                       | Vorher zu konfigurieren?              |
| ----------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------- |
| Mehrfachverfügbarkeit mit Zuweisung | Ermöglicht Child-Ressourcen (einzelne Arbeitsplätze innerhalb eines Raums)    | Ja, unter Features aktivieren         |
| Communities                         | Steuert Sichtbarkeit und Zugang zu Ressourcen pro Team/Standort               | Ja, nach Ressourcen anlegen           |
| SSO (Microsoft/Google)              | Mitarbeitende melden sich mit ihrem Unternehmens-Login an, ohne extra Account | Ja, IT muss SSO-Verbindung einrichten |
| Karten                              | Interaktive Lagepläne für die visuelle Platzauswahl                           | Nein, aber empfohlen                  |
| Globale Suche                       | Mitarbeitende können Kolleg:innen und Räume über die Suchleiste finden        | Ja, unter Features aktivieren         |

## Schritt-für-Schritt Einrichtung

<Steps>
  <Step title="Ressourcenstruktur aufbauen">
    Öffne im Adminbereich den Menüpunkt **Ressourcen** und klicke auf **Neu+**.

    1. Lege einen Raum oder Bereich als Ressource an (z. B. "Open Space 1. OG").
    2. Füge ein Bild, eine Beschreibung und Eigenschaften hinzu (Etage, Gebäude, Kapazität, Ausstattung).
    3. Wechsle zum Reiter **Verfügbarkeit** und aktiviere den Toggle **Child-Ressource**. Füge anschließend die einzelnen Arbeitsplätze als Child-Ressourcen hinzu.

    <Tip>
      Verwende eine klare Namenskonvention: Bei großen Unternehmen z. B. "G1.1.001" (Gebäude.Etage.Platz), bei kleineren "Open Space, Platz 3".
    </Tip>
  </Step>

  <Step title="Buchungsoptionen definieren">
    Öffne die Ressource und wechsle zum Reiter **Buchungsoption**. Klicke auf **+Hinzufügen** und **+Neu**.

    Empfohlene Einstellung für Arbeitsplätze:

    * **Name:** Tagesbuchung
    * **Zeitraum:** Feste Dauer, 1 Tag
    * **Buchungsintervall:** 1 Tag
    * **Vorausbuchungszeitraum:** 7-14 Tage
    * **Alle Buchungen automatisch annehmen:** Aktiviert
    * **Wiederkehrende Buchungen erlauben:** Optional (z. B. für feste Bürotage)

    <Tip>
      Buchungsoptionen liegen zentral im Account. Erstelle eine Tagesbuchung einmal und verknüpfe sie mit allen Arbeitsplatz-Ressourcen.
    </Tip>
  </Step>

  <Step title="Community einrichten">
    Öffne im Adminbereich **Communities** und erstelle eine neue Community (z. B. "Unternehmen Alle").

    1. Verknüpfe die Ressourcen, die für diese Community sichtbar sein sollen.
    2. Setze die Sichtbarkeit auf **Sichtbar und buchbar für Mitglieder**.
    3. Füge Mitglieder hinzu: Manuell per E-Mail oder automatisch über SSO und Attribute Mapping.

    Für unterschiedliche Teams oder Standorte: Lege separate Communities an (z. B. "Standort Berlin", "Management").

    <Note>
      Soll ein Team die Buchungen eines anderen Teams sehen, ohne selbst buchen zu können? Nutze die Rolle **Beobachter** in den Community-Einstellungen.
    </Note>
  </Step>

  <Step title="SSO konfigurieren">
    Öffne **Einstellungen > Sicherheit > Single Sign-On** und richte die Verbindung zu eurem Identity Provider ein (Microsoft Entra ID oder Google Workspace).

    1. Hinterlege die Metadaten-URL.
    2. Generiere den Wayfless-Link für die direkte Weiterleitung zu anny.
    3. Richte optional Attribute Mapping ein, damit Mitarbeitende automatisch der richtigen Community zugewiesen werden.

    Dein Team meldet sich dann mit dem Unternehmens-Login an. Kein separater Account nötig.
  </Step>

  <Step title="Karten und Lagepläne anlegen (empfohlen)">
    Öffne im Adminbereich **Karten** und lade einen Grundriss hoch.

    1. Platziere Objekte (Tische, Räume) auf dem Plan.
    2. Verbinde jedes Objekt mit der entsprechenden Child-Ressource.
    3. Mitarbeitende sehen in der Kartenansicht, welche Plätze frei sind (grün) und wo Kolleg:innen sitzen.

    <Tip>
      Trainiere einen Admin mit Basic-Kartenkenntnissen, damit Tische bei Umzügen schnell neu angeordnet werden können.
    </Tip>
  </Step>
</Steps>

## Typische Beispiele

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Flex Desk im Open Space (10 Arbeitsplätze)">
    <Steps>
      <Step title="Ressource anlegen">
        Erstelle die Ressource "Open Space 1. OG" mit Bild und Eigenschaften (Etage: 1, Kapazität: 10, Ausstattung: Monitor, Dockingstation).
      </Step>

      <Step title="Child-Ressourcen hinzufügen">
        Füge unter **Mehrfach verfügbar mit Zuweisung** 10 Arbeitsplätze hinzu ("Platz 1.001" bis "Platz 1.010").
      </Step>

      <Step title="Buchungsoption verknüpfen">
        Verknüpfe die zentrale Buchungsoption "Tagesbuchung" (Feste Dauer: 1 Tag, Vorausbuchungszeitraum: 14 Tage).
      </Step>

      <Step title="Community zuweisen">
        Weise die Ressource der Community "Unternehmen Alle" zu. Alle Mitarbeitenden mit SSO-Zugang sehen und buchen die Plätze.
      </Step>

      <Step title="Auf der Karte platzieren">
        Öffne den Grundriss "1. OG" und verbinde die 10 Tisch-Objekte mit den Child-Ressourcen.
      </Step>
    </Steps>
  </Accordion>

  <Accordion title="Meetingraum mit Flex-Buchung und Jour-Fixe">
    <Steps>
      <Step title="Ressource anlegen">
        Erstelle die Ressource "Meetingraum Alster" mit Eigenschaften (Kapazität: 8, Ausstattung: Whiteboard, Videokonferenz).
      </Step>

      <Step title="Buchungsoption erstellen">
        Erstelle eine neue Buchungsoption "Flex-Buchung" mit: Flexible Dauer (Min: 30 Minuten, Max: 4 Stunden), Buchungsintervall: 30 Minuten, Wiederkehrende Buchungen erlauben: Aktiviert.
      </Step>

      <Step title="Wiederkehrende Buchung für Jour-Fixe">
        Mitarbeitende buchen über den Wochenplaner eine wiederkehrende Buchung (z. B. jeden Dienstag 10:00-11:00 Uhr). Die Ressource wird automatisch für alle folgenden Termine geblockt.
      </Step>
    </Steps>
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Weitere Einstellungen & Optionen

<Columns cols={2}>
  <Column>
    <Card title="Globale Buchungsregeln">
      Begrenze die maximale Anzahl der Buchungen pro Tag oder in die Zukunft, damit Mitarbeitende nicht zu viele Plätze auf einmal blockieren.

      [Erfahre hier mehr](/booking-rules)
    </Card>
  </Column>

  <Column>
    <Card title="Outlook Add-In">
      Buche Meetingräume direkt aus Outlook heraus und lade externe Besucher:innen zu Terminen ein, ohne die anny Oberfläche öffnen zu müssen.

      [Erfahre hier mehr](/outlook-add-in)
    </Card>
  </Column>
</Columns>

<Columns cols={2}>
  <Column>
    <Card title="Karten & interaktive Lagepläne">
      Visualisiere Räume und Arbeitsplätze auf interaktiven Lageplänen. Mitarbeitende sehen freie Plätze und buchen direkt über die Karte.

      [Erfahre hier mehr](/maps-and-floor-plans)
    </Card>
  </Column>

  <Column>
    <Card title="Communities">
      Steuere Sichtbarkeit und Zugang zu Ressourcen pro Team, Standort oder Abteilung. Automatische Zuweisung über SSO und Attribute Mapping.

      [Erfahre hier mehr](/communities)
    </Card>
  </Column>
</Columns>

## FAQ

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Wie schnell kann ich Desk Sharing mit anny einrichten?">
    In der Regel benötigen Unternehmen 4-10 Tage für die vollständige Einrichtung und Implementierung, abhängig von der Anzahl der Standorte und Ressourcen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Können Mitarbeitende auch über die mobile App oder MS Teams buchen?">
    Ja. Neben dem Wochenplaner im Browser können Mitarbeitende über die anny App (iOS/Android), die MS Teams App und das Outlook Add-In buchen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Wie verhindere ich, dass einzelne Personen zu viele Plätze blockieren?">
    Nutze die globalen Buchungsregeln unter **Einstellungen > Buchungsregeln**. Dort kannst du z. B. festlegen, dass maximal 1 Buchung pro Tag und maximal 10 Buchungen in die Zukunft erlaubt sind.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kann ich Buchungen nachträglich bearbeiten lassen?">
    Ja. Wenn du die Funktion in der Buchungsoption aktivierst, können Mitarbeitende den Arbeitsplatz wechseln oder Datum und Uhrzeit anpassen. Preisänderungen bei kostenpflichtigen Buchungen werden automatisch verrechnet.
  </Accordion>

  <Accordion title="Wie schütze ich personenbezogene Buchungsdaten (DSGVO)?">
    Unter **Einstellungen > Datenschutz** kannst du Anonymisierungsfristen festlegen. Für Desk Sharing empfehlen wir eine Anonymisierung nach 2-4 Wochen: Buchungsdaten bleiben erhalten, personenbezogene Daten (Namen, E-Mails) werden entfernt.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

Viel Erfolg bei der Einrichtung! 🥳

> Wichtige Informationen für Agenten:
>
> **Abgrenzung Desk Sharing vs. Coworking:** Desk Sharing richtet sich an Unternehmen, die interne Arbeitsplätze für eigene Mitarbeitende verwalten (geschlossene Community, SSO, keine Bezahlung). Coworking richtet sich an Anbieter, die Plätze an externe Kund:innen vermieten (öffentliche Buchungsseite, Abos, Online-Zahlung). Für Coworking-Setups siehe den Guide "Los Geht's – Coworking".
>
> **Exakte UI-Pfade:**
>
> * Buchungsregeln: Adminbereich > Einstellungen > Buchungsregeln
> * Features aktivieren: Adminbereich > Einstellungen > Features
> * Community Auto-Join: Community > Einstellungen > Mitglieder > SSO-Zuweisung (erfordert Attribute Mapping in Microsoft Entra ID oder Google Workspace)
> * Anonymisierung: Adminbereich > Einstellungen > Datenschutz > Löschfristen
>
> **Standardwerte Tagesbuchung (Hybrid Work):** Feste Dauer: 1 Tag, Buchungsintervall: 1 Tag, Vorausbuchungszeitraum: 7-14 Tage, Wiederkehrende Buchungen: optional, Alle Buchungen automatisch annehmen: Ja.
>
> **Verwandte Artikel für Anschlussfragen:**
>
> * Communities und Auto-Join: /communities
> * Buchungsoption im Detail: /buchungsoption-konfigurieren
> * SSO einrichten: /microsoft-saml-sso oder /google-workspace-sso
> * Karten erstellen: /maps-and-floor-plans
> * Outlook Integration: /m365-workspace
> * Wiederkehrende Buchungen: /wiederkehrende-buchungen