Deine Ressourcen sind angelegt und Du weißt wie Deine Buchungsseite für Deine Kunden aussieht. (link) Jetzt geht es an die Verwaltung Deiner ersten Buchungen, Bestellungen und Rechnungen.

Wie Du eingegangene Buchungen verwaltest haben wir Dir in einem Video Tutorial zusammengefasst. In der Videoreihe anny academy, führen wir Dich durch das anny System und zeigen Dir anhand von Beispielen, wie Du erfolgreich unser Buchungssystem nutzt!

Buchungen verwalten, filtern und exportieren

Klicke im Admin-Menü auf den Reiter “Buchungen”, um eine Übersicht aller eingegangenen Buchungen zu öffnen.

  • Über “Neu+” kannst Du manuell Buchungen anlegen oder Blocker hinzufügen.

  • Über “Export” kannst Du die List der eigegangenen Buchungen in CSV oder Excel exportieren.

  • Über “Filtern” kannst Du die Liste der eigegangenen Buchungen nach Zeitraum/Ressourcen/Gruppe/Services/Status etc. Filtern.

Detail-Übersicht einer Buchung

Um eine detaillierte Übersicht zu einer Buchung zu erhalten, klicke in der Liste auf eine gewünschte Buchung. Es öffnet sich eine Übersicht mit detaillierten Daten einer Buchung, wie der Name oder die gebuchte Ressource. Außerdem kann der Status manuell abgelehnt oder bestätigt werden.

Unter Anwesenheit, kannst Du manuell das Ein- oder Auschecken gestalten.

Darüber hinaus befindet sich unten rechts der E-Mail-Tracker, welcher Dir eine Übersicht gibt, welche E-Mail zur Buchung verschickt wurde.

Optionen für Buchungen

In der Liste der eingegangenen Buchungen, hat jede Buchung rechts über drei Punkte weitere Optionen zur Auswahl. Mit diesen Optionen kannst Du die Buchung manuell ablehnen oder bestätigen oder die Buchung stornieren (je nach Deinen Stornierungs-Bestimmungen). Des Weiteren das Ein- oder Auschecken wählen, erneut eine E-Mail versenden oder die Buchung löschen.

Hinweis: Vermeide das Löschen von Buchungen! Benutze Stornierungen und das Notizfeld, um alles später nachzuvollziehen.

Bestellungen verwalten

Klicke im Admin-Menü auf den Reiter “Bestellungen”, um eine Übersicht aller eingegangenen Bestellungen zu öffnen.

Hinweis: Eine Bestellung kann mehrere Buchungen umfassen!

Über “Export” kannst Du die List der eigegangenen Bestellungen in CSV oder Excel exportieren. Über “Filtern” kannst Du die Liste er eigegangenen Bestellungen nach Zeitraum/Ressourcen/Gruppe/Services/Status etc. Filtern.

In der Liste der eingegangenen Bestellungen, hat jede Bestellung rechts über die drei Punkte weitere Optionen zur Auswahl. Mit diesen Optionen kannst Du die Bestellung manuell stornieren, als "bezahlt" markieren, herunterladen oder die Bestellung löschen.

Zahlungspflichtige Buchungen

Über anny hast Du die Möglichkeit zahlungspflichtige Buchungen einzurichten. (link?) Solltest Du online-Zahlungen ermöglicht haben werden Deinen Kunden, beim Buchungsprozess die gängigen Zahlungsmethoden zur Verfügung gestellt.

Buchungen als bezahlt markieren

Sollten Deine Kunden vor Ort bezahlen, kannst Du unter Bestellungen und den drei Punkten einzelnen Bestellungen als “Bezahlt markieren”. Unter Zahlungen siehst Du zudem, welche Zahlungen noch offen sind.

Rechnungsnummer hinterlegen

Um eine detaillierte Übersicht zu einer Bestellung zu erhalten, klicke in der Liste auf eine gewünschte Bestellung.

Es öffnet sich eine Übersicht mit detaillierten Daten einer Bestellung, wie der Status, Informationen zur Buchung und Rechnungen.

Unter “Nummer vergeben” hast Du die Möglichkeit eine Rechnungsnummer manuell zur Bestellung zu hinterlegen. Es bietet sich aber an, dass Du dabei die gleiche Logik anwendest, die Du schon in Deiner Firma implementiert hast und die Rechnungsnummer zu hinterlegen.

Hinweis: Bei aktiver automatischer Rechnungsstellung, setzt anny automatisch fortlaufende Rechnungsnummern und versendet die Rechnung.

Über den drei Punkte kannst Du zusätzlich die Rechnung herunterladen oder bearbeiten. (bild)

DSGVO Einstellungen ändern

Datenschutz ist wichtig! - In anny werden personenbezogenen Daten natürlich vollkommen DSGVO konform verwaltet!

Solltest Du andere Einstellungen als die standardisierte DSGVO Einstellungen anlegen wollen, klicke ganz oben rechts auf Deinen Account Namen und auf “Account Einstellungen”. Über “Datenschutz” kannst Du die Standard Löschung auf Eigene Löschfristen umstellen und Fristen für kostenlose oder kostenpflichtige Buchungen anpassen.

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