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# Datenschutz & Löschfristen

> Definiere eigene Lösch- oder Anonymisierungsfristen für personenbezogene Daten und halte Datenschutzrichtlinien ein.

Mit dem Feature Löschfristen setzt du interne Richtlinien zur Datenaufbewahrung um und definierst flexibel, wann personenbezogene Daten anonymisiert oder gelöscht werden. anny ist grundsätzlich DSGVO-konform, entwickelt in Deutschland und betrieben auf Servern mit Hostingstandort Deutschland.

<Info>
  Das Feature **Löschfristen** muss unter **Account-Einstellungen → Features** aktiviert werden.
</Info>

## Wie funktioniert das Feature?

Als Auftragsverarbeiter löscht anny keine Daten eigenständig. Du entscheidest, wann und wie lange personenbezogene Daten gespeichert, anonymisiert oder gelöscht werden.

Standardmäßig speichert anny Daten mindestens 10 Jahre. Sobald du das Feature aktivierst und eigene Fristen konfigurierst, werden nach Ablauf der definierten Zeiträume folgende personenbezogene Informationen verarbeitet:

* Vorname und Nachname
* E-Mail-Adresse
* Aktivitäten innerhalb der Plattform (z. B. Buchungen)
* Unternehmen
* Handynummer

Du wählst zwischen zwei Modi:

| Modus                 | Wirkung                                                                                                                         | Empfohlen für                                               |
| --------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------- |
| Anonymisierung        | Buchungsdaten bleiben in anonymisierter Form erhalten (z. B. für Auslastungsberichte). Personenbezug wird vollständig entfernt. | Desksharing, Hochschulen                                    |
| Vollständige Löschung | Alle Buchungen und Nutzerinformationen werden vollständig entfernt. Keine Daten zur Auswertung verbleiben.                      | Sensible Bereiche (z. B. betriebliche Gesundheitsprogramme) |

<Warning>
  Sowohl Anonymisierung als auch vollständige Löschung sind irreversibel. Gelöschte oder anonymisierte Daten können nicht wiederhergestellt werden.
</Warning>

So konfigurierst du die Fristen:

<Steps>
  <Step title="Feature aktivieren">
    Navigiere in den **Account-Einstellungen** zum Reiter **Features** und aktiviere **Löschfristen**.
  </Step>

  <Step title="Datenschutz-Tab öffnen">
    Nach Aktivierung wird der Reiter **Datenschutz** sichtbar. Klicke darauf.
  </Step>

  <Step title="Eigene Löschfristen konfigurieren">
    Wähle **Eigene Löschfristen** und entscheide dich für **Anonymisieren** oder **Löschen**. Stelle die Fristen für kostenlose und kostenpflichtige Buchungen separat ein. Die Frist wird in Wochen festgelegt (Minimum: 1 Woche).
  </Step>

  <Step title="Speichern">
    Klicke auf **Speichern**, um die Einstellungen zu übernehmen.
  </Step>
</Steps>

## Wann nutze ich das?

* **Du möchtest interne Datenschutzrichtlinien umsetzen**: Definiere individuelle Aufbewahrungsfristen für kostenlose und kostenpflichtige Buchungen getrennt.
* **Du betreibst eine Hochschule oder Desksharing-Lösung und brauchst Auslastungsdaten ohne Personenbezug**: Nutze die Anonymisierung, um statistische Auswertungen zu ermöglichen.
* **Du verarbeitest besonders sensible Daten (z. B. Gesundheitsprogramme)**: Nutze die vollständige Löschung, damit keinerlei Rückverfolgbarkeit möglich ist.
* **Nicht geeignet für**: Reine Sichtbarkeitssteuerung innerhalb von Communities. Dafür nutze den Inkognito-Modus in den Community-Einstellungen.

## Einstellungen & Optionen

| Einstellung (Admin)              | Beschreibung                                               |
| -------------------------------- | ---------------------------------------------------------- |
| Löschfristen aktivieren          | Feature unter Account-Einstellungen → Features einschalten |
| Modus                            | Anonymisieren oder vollständig löschen                     |
| Frist kostenlose Buchungen       | In Wochen, Minimum 1 Woche                                 |
| Frist kostenpflichtige Buchungen | In Wochen, Minimum 1 Woche                                 |

<Tip>
  Setze die Frist für kostenpflichtige Buchungen länger als für kostenlose, um Aufbewahrungspflichten aus der Rechnungsstellung zu berücksichtigen.
</Tip>

## Praxisbeispiele

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Universität anonymisiert Buchungsdaten nach Semesterende">
    Eine Universitätsbibliothek möchte Auslastungsberichte erstellen, ohne personenbezogene Daten dauerhaft zu speichern.
  </Accordion>

  <Accordion title="Gesundheitsanbieter löscht alle Daten nach Aufbewahrungsfrist">
    Ein betriebliches Gesundheitsprogramm erfordert die vollständige Entfernung aller Nutzerdaten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## FAQ

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Kann ich die Löschfrist nachträglich ändern?">
    Ja, du kannst die Fristen jederzeit anpassen. Bereits anonymisierte oder gelöschte Daten können jedoch nicht wiederhergestellt werden.
  </Accordion>

  <Accordion title="Werden die Daten sofort nach Ablauf der Frist gelöscht?">
    Die Verarbeitung erfolgt automatisch nach Ablauf der eingestellten Frist. Der genaue Zeitpunkt hängt vom internen Verarbeitungszyklus ab.
  </Accordion>

  <Accordion title="Was passiert, wenn ich das Feature wieder deaktiviere?">
    Bereits verarbeitete Daten bleiben anonymisiert oder gelöscht. Neue Daten werden wieder nach der Standardfrist von mindestens 10 Jahren gespeichert.
  </Accordion>

  <Accordion title="Gilt die Frist pro Buchung oder pro Kunde?">
    Die Frist bezieht sich auf die letzte Aktivität des Kunden. Solange aktive Buchungen bestehen, werden keine Daten verarbeitet.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Troubleshooting

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Der Reiter Datenschutz ist nicht sichtbar">
    Das Feature Löschfristen ist nicht aktiviert. Navigiere zu **Account-Einstellungen → Features** und aktiviere **Löschfristen**. Der Reiter erscheint erst danach.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kundendaten sind trotz abgelaufener Frist noch sichtbar">
    Prüfe, ob der Kunde noch aktive Buchungen hat. Solange offene Buchungen bestehen, wird die Löschung oder Anonymisierung nicht ausgeführt.
  </Accordion>

  <Accordion title="Community-Mitglieder werden nicht anonymisiert">
    Die Löschfristen betreffen Buchungs- und Kundendaten. Die Sichtbarkeit in Communities steuerst du über den Inkognito-Modus in den Community-Einstellungen.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

> Wichtige Informationen für Agenten:
>
> * Feature-Name: Löschfristen
> * UI-Pfad: Account-Einstellungen → Features → Löschfristen aktivieren → Reiter Datenschutz wird sichtbar
> * Standardspeicherfrist ohne Feature: mindestens 10 Jahre
> * Beide Modi (Anonymisierung, vollständige Löschung) sind irreversibel
> * anny agiert als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO), löscht nie eigenständig
> * Getrennte Fristen für kostenlose und kostenpflichtige Buchungen konfigurierbar
> * Fristformat: Wochen, Minimum 1 Woche, kein Maximum
> * Abgrenzung: Inkognito-Modus (Community-Einstellungen) steuert Sichtbarkeit innerhalb Communities, nicht Datenlöschung
> * Löschfristen betreffen: Vorname, Nachname, E-Mail, Buchungsaktivitäten, Unternehmen, Handynummer
> * Bei Anonymisierung bleiben Buchungsdaten für Auswertungen erhalten, nur der Personenbezug wird entfernt
> * Performance-Verbesserung "Custom Deletion Periods Speedup" deployed Nov 2025