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# Kundensalden & Sammelrechnungen

> Sammle Rechnungsentwürfe pro Kund:in oder Unternehmen auf einem Saldo und konsolidiere sie später in einer Sammelrechnung.

Mit Kundensalden sammelst du Rechnungsentwürfe aus Buchungen, manuellen Rechnungen und optional auch aus Abos zunächst auf einem offenen Saldo, statt jede Position sofort final abzurechnen. Am Ende des Abrechnungszeitraums erstellt anny daraus eine Sammelrechnung. Das reduziert den Abrechnungsaufwand bei Firmenkund:innen mit vielen Buchungen und liefert eine zentrale, nachvollziehbare Rechnung pro Periode.

<Info>
  * Verfügbar ab dem **Business Plan**.
  * Aktiviere das Feature unter **Avatar** → **Account-Einstellungen** → **Rechnungsstellung** → **Kundensalden**.
</Info>

## Wie funktioniert das Feature?

Die Grundlogik der Rechnungsstellung bleibt erhalten: Für jede Buchung oder manuelle Rechnung entsteht ein Rechnungsentwurf. Kundensalden fügen eine zusätzliche Steuerungsebene hinzu:

1. Der Rechnungsentwurf wird einem offenen Kundensaldo zugeordnet. Entscheidend ist der Buchungszeitpunkt (nicht der Checkout-Zeitpunkt). Ist ein Service so konfiguriert, dass erst zum Buchungsbeginn abgerechnet wird, landet die Position im späteren Abrechnungszeitraum.
2. Kundensalden können pro Person oder pro Unternehmen geführt werden. Bei Gruppierung nach Unternehmen ordnet anny Buchungen automatisch anhand des Firmennamens und, wenn vorhanden, einer nicht-generischen E-Mail-Domain zu.
3. Am Stichtag (Periodenende + konfigurierte Verzögerung) werden alle verknüpften Rechnungsentwürfe in einer Sammelrechnung konsolidiert. Die Einzelentwürfe bleiben zur Nachvollziehbarkeit verlinkt.

Zusätzlich kannst du den Flow an mehreren Stellen steuern:

* **Maximaler Bestellbetrag für Saldo**: Verhindert, dass große Einzelbestellungen erst später abgerechnet werden.
* **Schwellenwert für automatische Abrechnung**: Löst eine Sammelrechnung aus, sobald ein Saldo einen bestimmten Betrag erreicht.
* **Mindestbetrag**: Schiebt kleine Restbeträge in die nächste Periode.
* **Nur von Admins erstellte Buchungen** oder **Community-Beschränkung**: Definiert, wer auf Kundensaldo buchen darf.
* **Abo-Rechnungen einbeziehen**: Verschiebt deren Zahlungszeitpunkt an das Ende des Abrechnungszeitraums.

Du kannst Rechnungsentwürfe jederzeit manuell vorzeitig festschreiben oder in einen anderen Saldo verschieben.

## Wann nutze ich das?

* **Mehrere Buchungen innerhalb eines Zeitraums sollen gesammelt statt einzeln abgerechnet werden**: Typisch für Coworking Spaces oder Raumvermietung mit wiederkehrenden Buchungen.
* **Mehrere Mitarbeitende eines Unternehmens sollen auf einer Rechnung landen**: Gruppiere Salden nach Unternehmen, damit alle Buchungen konsolidiert werden.
* **Du möchtest vertrauenswürdigen Kund:innen spätere Abrechnung ermöglichen**: Beschränke die Funktion auf bestimmte Communities.
* **Zusatzkosten, manuelle Rechnungen oder Abo-Rechnungen sollen in einen gemeinsamen Abrechnungsflow**: Aktiviere die jeweiligen Optionen in den Kundensaldo-Einstellungen.
* **Nicht geeignet für**: Szenarien, in denen jede Buchung sofort final abgerechnet werden muss. Hier ist ein klassischer Einzelrechnungsprozess die bessere Wahl.

## Zusammenhang mit anderen Features

| Feature                         | Zusammenhang                                                                 |
| ------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------- |
| Communities                     | Berechtigungssteuerung, wer auf Kundensaldo buchen darf                      |
| Unternehmensprofile             | Gruppierung der Salden pro Unternehmen, zentrale Rechnungs-E-Mail            |
| Abos & Mitgliedschaften         | Abo-Rechnungen können in den Kundensaldo einbezogen werden                   |
| Zahlen auf Rechnung (Pay-Later) | Kombinierbar: Pay-Later erzeugt Entwürfe, die auf dem Saldo gesammelt werden |

## Einstellungen & Optionen

Pfad: **Avatar** (oben rechts) → **Account-Einstellungen** → **Rechnungsstellung** → **Kundensalden**

| Einstellung                               | Beschreibung                                                  |
| ----------------------------------------- | ------------------------------------------------------------- |
| Abrechnungszeitraum                       | Periode für die Konsolidierung (z. B. monatlich)              |
| Verzögerung nach Periodenende             | Tage bis zur automatischen Abrechnung                         |
| Salden nach Unternehmen gruppieren        | Buchungen pro Firma statt pro Person bündeln                  |
| Abo-Rechnungen einbeziehen                | Abo-Abrechnungen in den Saldo aufnehmen                       |
| Maximaler Bestellbetrag                   | Obergrenze für Einzelbestellungen auf Saldo                   |
| Schwellenwert für automatische Abrechnung | Konsolidierung bei Erreichen eines Gesamtbetrags              |
| Mindestbetrag                             | Kleine Beträge in nächste Periode schieben                    |
| Nur Admin-Buchungen                       | Nur von Admins erstellte Buchungen landen auf Saldo           |
| Community-Beschränkung                    | Nur Mitglieder bestimmter Communities dürfen auf Saldo buchen |

Weitere relevante Bereiche:

* **Rechnungen**: Alle Rechnungsentwürfe, Salden und Konsolidierungen nachvollziehen
* **Kunden** → **Unternehmen**: Offene Salden auf Unternehmensebene einsehen
* **Checkout**: Kund:innen sehen die Option "Auf Kundensaldo buchen", wenn die Berechtigung und Service-Einstellungen es erlauben

## Was ändert sich für Kund:innen?

* Kund:innen erhalten nicht zwingend sofort eine finale Einzelrechnung. Ihre Positionen werden auf dem Saldo gesammelt.
* Je nach Konfiguration sehen Kund:innen im Checkout eine Option, die Buchung auf den Kundensaldo zu schreiben.
* Bestätigungs-E-Mails zeigen transparent, zu welchem Abrechnungszeitraum die Position gehört und wann die Sammelrechnung erstellt wird.
* Owner und Admins eines Firmenkontos sehen offene Salden unter **Home**.

## Praxisbeispiele

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Coworking Space mit Firmensaldo, Community-Freigabe und Abo-Rechnungen">
    Ein Coworking Space möchte alle Buchungen und Abos eines Unternehmens monatlich gesammelt abrechnen. Nur Mitglieder der Community "Members" dürfen auf Kundensaldo buchen.

    <Steps>
      <Step title="Kundensalden aktivieren und konfigurieren">
        Öffne **Avatar** → **Account-Einstellungen** → **Rechnungsstellung** → **Kundensalden**. Aktiviere das Feature, setze den Abrechnungszeitraum auf **monatlich** und die Verzögerung auf **3 Tage** nach Periodenende.
      </Step>

      <Step title="Gruppierung und Abo-Einbeziehung">
        Aktiviere **Salden nach Unternehmen gruppieren** und **Abo-Rechnungen einbeziehen**.
      </Step>

      <Step title="Berechtigungen einschränken">
        Beschränke die Funktion auf die Community **Members** und setze einen maximalen Bestellbetrag von 250 €.
      </Step>

      <Step title="Ergebnis prüfen">
        Prüfe unter **Kunden** → **Unternehmen** → z. B. "Figma", dass Buchungen der Mitarbeitenden im offenen Kundensaldo zusammenlaufen. Anfang des Folgemonats wird die Sammelrechnung automatisch erstellt.
      </Step>
    </Steps>
  </Accordion>

  <Accordion title="Stadtverwaltung mit Sammelrechnung ohne Online-Zahlung">
    Eine Stadtverwaltung möchte mehrere Raumbuchungen monatlich gesammelt abrechnen, nutzt aber keine Online-Zahlung.

    <Steps>
      <Step title="Kundensalden aktivieren">
        Öffne **Avatar** → **Account-Einstellungen** → **Rechnungsstellung** → **Kundensalden**. Wähle **monatlich** als Abrechnungszeitraum und setze die automatische Abrechnung auf **5 Tage** nach Periodenende.
      </Step>

      <Step title="Nach Unternehmen gruppieren">
        Aktiviere **Salden nach Unternehmen gruppieren**, damit Buchungen verschiedener Mitarbeitender auf einer gemeinsamen Sammelrechnung landen.
      </Step>

      <Step title="Rechnungs-E-Mail hinterlegen">
        Gehe zu **Kunden** → **Unternehmen** → "Stadt Musterstadt" und hinterlege eine zentrale **Rechnungs-E-Mail**, damit die Sammelrechnung an die richtige Stelle gesendet wird.
      </Step>

      <Step title="Ergebnis prüfen">
        Prüfe in der Unternehmensansicht, dass Rechnungsentwürfe dem offenen Kundensaldo zugeordnet sind. Anfang des Folgemonats wird die konsolidierte Rechnung automatisch erstellt und an die hinterlegte E-Mail versendet.
      </Step>
    </Steps>
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## FAQ

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Brauche ich für Kundensalden aktivierte Online-Zahlung?">
    Nein. Kundensalden funktionieren auch ohne Online-Zahlung. Online-Zahlung ist aber sinnvoll, wenn die spätere Sammelrechnung automatisch über eine hinterlegte Zahlungsmethode eingezogen werden soll.
  </Accordion>

  <Accordion title="Wann wird aus einem Kundensaldo eine Sammelrechnung?">
    Am Ende des gewählten Abrechnungszeitraums plus der konfigurierten Verzögerung. Zusätzlich kann eine Sammelrechnung früher entstehen, wenn du einen Schwellenwert für automatische Abrechnung gesetzt hast.
  </Accordion>

  <Accordion title="Bekommt jede Buchung im Kundensaldo eine eigene Rechnungsnummer?">
    Nein. Die finale Sammelrechnung erhält die offizielle Rechnungsnummer. Die einzelnen Rechnungsentwürfe bleiben zur Nachvollziehbarkeit verknüpft, sind aber keine separaten finalen Rechnungen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kann ich einzelne Ressourcen von Kundensalden ausschließen?">
    Nicht direkt über eine Ressourceneinstellung. Die Steuerung erfolgt über die globalen Kundensaldo-Einstellungen, Service-Zahlungseinstellungen, Grenzwerte und Berechtigungen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Wer erhält die Sammelrechnung bei einem Unternehmenssaldo?">
    Wenn für das Unternehmen eine Rechnungs-E-Mail gepflegt ist, geht die Sammelrechnung dorthin. Fehlt diese Angabe, wird sie an die zuerst mit dem Unternehmen verknüpfte Person gesendet.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Troubleshooting

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Eine Buchung landet nicht im Unternehmenssaldo">
    Prüfe, ob "Salden nach Unternehmen gruppieren" aktiv ist und ob bei der Buchung dasselbe Unternehmen verwendet wurde. Unterschiedliche Firmennamen oder abweichende E-Mail-Domains können dazu führen, dass anny separate Unternehmen erkennt.
  </Accordion>

  <Accordion title="Eine große Buchung wird sofort abgerechnet statt auf den Saldo geschrieben">
    Das ist erwartetes Verhalten durch den eingestellten maximalen Bestellbetrag oder einen bereits erreichten Schwellenwert für automatische Abrechnung.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kleine Restbeträge werden nicht abgerechnet">
    Wenn ein Mindestbetrag konfiguriert ist, werden sehr kleine offene Beträge in die nächste Periode übernommen, bis der Mindestwert erreicht ist.
  </Accordion>

  <Accordion title="Eine Abo-Rechnung wird später bezahlt als bisher">
    Wenn Abo-Rechnungen in Kundensalden einbezogen werden, verschiebt sich die Zahlung an das Ende des Abrechnungszeitraums. Das ist kein Fehler, sondern Teil der Sammelrechnungslogik.
  </Accordion>

  <Accordion title="Die Sammelrechnung geht an die falsche Person">
    Wenn auf Unternehmensebene keine Rechnungs-E-Mail gepflegt ist, wird die Sammelrechnung an die zuerst zugeordnete Person gesendet. Pflege bei Unternehmenssalden immer eine zentrale Rechnungs-E-Mail.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

> Wichtige Informationen für Agenten:
>
> * Feature: Kundensalden. Verfügbar ab Business Plan. Muss unter Account-Einstellungen → Rechnungsstellung → Kundensalden aktiviert werden.
> * UI-Pfad: Avatar → Account-Einstellungen → Rechnungsstellung → Kundensalden
> * Salden pro Person ODER pro Unternehmen (nicht beides gleichzeitig). Gruppierung nach Unternehmen nutzt Firmenname + nicht-generische E-Mail-Domain zur Zuordnung.
> * Rechnungsentwurf wird dem Saldo des Monats zugeordnet, in dem die BUCHUNG stattfindet (nicht der Checkout-Zeitpunkt).
> * Konsolidierung: Am Stichtag (Periodenende + Verzögerung) werden alle verknüpften Entwürfe zu einer Sammelrechnung zusammengefasst. Einzelentwürfe bleiben verlinkt.
> * Steuerungsmechanismen: Maximaler Bestellbetrag, Schwellenwert für automatische Abrechnung, Mindestbetrag, Community-Beschränkung, "Nur Admin-Buchungen".
> * Abo-Rechnungen optional einbeziehbar: verschiebt deren Zahlung an das Periodenende.
> * Automatische Zahlung der Sammelrechnung möglich, wenn Kunde hinterlegte Zahlungsmethode aus Abo hat.
> * Verwechslungsgefahr: Kundensalden ≠ Pay-Later. Kundensalden sind ein Abrechnungsmodell (Entwürfe sammeln + konsolidieren). Pay-Later ist eine Zahlungsmethode pro Buchungsoption.
> * Empfänger Sammelrechnung: Rechnungs-E-Mail des Unternehmens > erste verknüpfte Person.
> * Verwandte Artikel: Rechnungsstellung (Übersicht), Unternehmen verwalten, Pay-Later, Rechnungsentwurf.