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# Eigene Formulare

> Erfasse individuelle Informationen im Buchungsprozess mit eigenen Formularfeldern pro Buchungsoption.

Eigene Formulare ermöglichen dir, individuell abgestimmte Informationen direkt im Buchungsprozess von deinen Kund:innen abzufragen. Du erstellst ein oder mehrere Formulare mit verschiedenen Feldtypen und weist sie flexibel einzelnen Buchungsoptionen zu, um kundenbezogene Daten effizient und zielgerichtet zu erfassen.

## Wie funktioniert Eigene Formulare?

Du erstellst ein Formular mit beliebig vielen Feldern und legst dabei fest, auf welcher Ebene die Daten erfasst werden:

* **Buchung**: Kund:innen füllen das Formular für jede einzelne Buchung aus.
* **Bestellung**: Kund:innen füllen das Formular einmal pro Gesamtbestellung aus (z. B. bei mehreren Buchungen in einem Warenkorb).
* **Kunde**: Kund:innen füllen das Formular einmalig für ihr Kundenprofil aus (z. B. für selten wechselnde Stammdaten).

Jedes Formular wird einer Buchungsoption zugewiesen. Pro Buchungsoption können mehrere Formulare gleichzeitig aktiv sein. Formulare, die aktuell nicht benötigt werden, verschiebst du per Drag & Drop in den inaktiven Bereich und kannst sie jederzeit wieder aktivieren oder einer anderen Buchungsoption zuweisen.

Sobald ein Formular einer Buchungsoption hinzugefügt ist, legst du pro Formular den **Abfragezeitpunkt** fest:

* **Bei Buchungsabschluss**: Kund:innen füllen das Formular direkt im Checkout aus (Standardverhalten).
* **Später (beim Check-in)** (BETA): Kund:innen füllen das Formular erst beim Check-in vor Ort aus, nicht bereits bei der Buchung. Das ist besonders nützlich, wenn Angaben erst kurz vor dem Termin relevant oder bekannt sind.

Weitere Details zur Einrichtung und zum Ablauf der verzögerten Formularabfrage beim Check-in findest du im Artikel [Check-in: Erste Schritte](/check-in-setup).

Nach der Buchung können Kund:innen ihre übermittelten Formulardaten in der Buchungsübersicht einsehen und bearbeiten, sofern du die nachträgliche Bearbeitung im jeweiligen Service freigibst. Diese Funktion ist aktuell nur in der Web-Version verfügbar.

<Tip>
  Nutze die Ebene "Kunde" für Angaben, die sich selten ändern (z. B. Firmendaten, Zertifikate). So müssen Kund:innen diese Informationen nur einmal hinterlegen.
</Tip>

## Wann nutze ich das?

* **Du fragst pro Buchung spezifische Details ab (z. B. Teilnehmerzahl, Sonderwünsche, Ankunftszeit)**: Erstelle ein Formular auf Buchungsebene mit den passenden Feldtypen.
* **Du brauchst einmalige Angaben pro Bestellung, die für alle enthaltenen Buchungen gelten (z. B. Projektname, Versicherungsbestätigung)**: Nutze die Bestellebene, damit Kund:innen die Information nur einmal eingeben.
* **Du sammelst selten wechselnde Stammdaten (z. B. Gewerbenachweis, Zertifikat)**: Nutze die Kundenebene, damit die Angabe dauerhaft im Profil gespeichert wird.
* **Du möchtest Unterlagen vorab erhalten (z. B. Nachweise, Fotos, ausgefüllte PDFs)**: Verwende den Feldtyp Datei-Upload.
* **Nicht geeignet für**: Reine Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon), denn diese erfasst anny bereits automatisch im Kundenprofil.

## Zusammenhang mit anderen Features

* [**Rechtliche Dokumente**](/legal-documents): Rechtliche Dokumente werden ebenfalls im Tab Formulare konfiguriert. Sie dienen der rechtlichen Absicherung (z. B. AGB-Bestätigung), während eigene Formulare inhaltliche Informationen abfragen.
* [**Wiederkehrende Buchungen**](/recurring-bookings): Bei Buchungsserien werden Formulardaten ausschließlich auf dem Mastertermin gespeichert und sind nur dort sichtbar und bearbeitbar.

## Einstellungen & Optionen

| Einstellung (Admin)       | Beschreibung                                              |
| ------------------------- | --------------------------------------------------------- |
| Interner Name             | Bezeichnung zur Verwaltung                                |
| Beschreibung              | Optionaler Hinweistext für Kund:innen                     |
| Anwenden auf              | Buchung, Bestellung oder Kunde                            |
| Feldtitel                 | Bezeichnung des Eingabefelds                              |
| Feldtyp                   | Siehe Tabelle unten                                       |
| Pflichtfeld               | Feld muss ausgefüllt werden                               |
| Im Checkout anzeigen      | Feld direkt im Checkout sichtbar                          |
| Abfragezeitpunkt          | Bei Buchungsabschluss oder Später (beim Check-in, BETA)   |
| Nachträgliche Bearbeitung | Kund:innen dürfen Daten nach Buchung ändern (pro Service) |

Für den Feldtyp Datei-Upload legst du zusätzlich die maximale Dateigröße (Standard: 5 MB) sowie die Mindest- und Maximalanzahl der erlaubten Dateien fest.

## Verfügbare Feldtypen

| Feldtyp           | Anwendungsfall                                         |
| ----------------- | ------------------------------------------------------ |
| Text              | Kurze Angaben, z. B. Name einer Begleitperson          |
| Zahl              | Numerische Werte, z. B. Teilnehmerzahl                 |
| Text (lang)       | Ausführliche Details, Wünsche oder Hinweise            |
| Auswahl           | Genau eine Antwort, z. B. Kenntnisstand                |
| Mehrfachauswahl   | Mehrere Antworten, z. B. thematische Interessen        |
| Checkbox          | Optionale Bestätigung, z. B. "Ich bringe Material mit" |
| Datum             | Konkretes Datum, z. B. Geburtsdatum                    |
| Datum und Uhrzeit | Datum mit Uhrzeit, z. B. Ankunftstermin                |
| Datei-Upload      | Dokumente, Nachweise oder Medien vorab bereitstellen   |

<Tip>
  Unterstützte Dateitypen beim Upload: JPEG, PNG, GIF, WebP, PDF, Word (.doc/.docx), Excel (.xls/.xlsx), OpenDocument (.odt/.ods/.odp), Text (.txt), CSV, ZIP, MP3, MP4.
</Tip>

## Praxisbeispiele

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Workshop-Anbieter fragt Vorkenntnisse und Ernährungswünsche ab">
    Ein Workshop-Anbieter möchte pro Buchung den Kenntnisstand und Ernährungswünsche der Teilnehmer:innen abfragen, um Gruppen einteilen und das Catering planen zu können.
  </Accordion>

  <Accordion title="Equipment-Verleih sammelt Projektdaten pro Bestellung">
    Ein Verleih-Anbieter möchte bei jeder Bestellung einmalig den Projektnamen und eine Schadensversicherungs-Bestätigung abfragen, unabhängig davon, wie viele Geräte in einer Bestellung enthalten sind.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## FAQ

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Kann ich ein Formular mehreren Buchungsoptionen zuweisen?">
    Ja. Bestehende Formulare findest du zentral im Bereich Eigene Formulare. Von dort kannst du sie per Drag & Drop verschiedenen Buchungsoptionen zuweisen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Was passiert mit Formulardaten bei wiederkehrenden Buchungen?">
    Bei Buchungsserien werden Formulardaten ausschließlich auf dem Mastertermin gespeichert. In den einzelnen Serienterminen sind die Felder nicht editierbar, um die Konsistenz der Serie sicherzustellen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Können Kund:innen ihre Formulardaten nach der Buchung ändern?">
    Ja, wenn du die nachträgliche Bearbeitung im jeweiligen Service aktivierst. Kund:innen sehen ihre Angaben dann in der Buchungsübersicht und können sie dort bearbeiten. Diese Funktion ist aktuell nur in der Web-Version verfügbar.
  </Accordion>

  <Accordion title="Wie viele Felder kann ein Formular enthalten?">
    Es gibt keine feste Obergrenze. Du fügst über **+ Feld hinzufügen** beliebig viele Felder innerhalb eines Formulars hinzu.
  </Accordion>

  <Accordion title="Welche Dateitypen sind beim Datei-Upload erlaubt?">
    JPEG, PNG, GIF, WebP, PDF, Word, Excel, OpenDocument, Text, CSV, ZIP, MP3 und MP4. Die Standard-Dateigröße liegt bei 5 MB.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Troubleshooting

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Mein Formular erscheint nicht im Buchungsprozess">
    Das Formular ist möglicherweise im inaktiven Bereich. Öffne die Buchungsoption, wechsle zum Tab **Formulare** und prüfe, ob das Formular links (aktiv) oder rechts (inaktiv) steht. Ziehe es per Drag & Drop nach links, um es zu aktivieren.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kund:innen können ihre Formulardaten nicht nachträglich bearbeiten">
    Prüfe, ob die nachträgliche Bearbeitung im betreffenden Service aktiviert ist. Stelle außerdem sicher, dass die Person die Web-Version nutzt, da die Funktion in der mobilen App noch nicht verfügbar ist.
  </Accordion>

  <Accordion title="Formularfelder bei Serienterminen sind nicht ausfüllbar">
    Das ist erwartetes Verhalten. Formulardaten werden bei Serien nur auf dem Mastertermin erfasst und gespeichert. Die einzelnen Serientermine zeigen die Felder nicht separat an.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

> Wichtige Informationen für Agenten:
>
> * UI-Pfad: **Ressourcen** → Ressource wählen → **Buchungsoption** → Tab **Formulare** → **Eigene Formulare**
> * "Anwenden auf" steuert Speicherort: Buchung = pro Einzelbuchung, Bestellung = einmal pro Warenkorb, Kunde = einmalig im Profil
> * Formulare per Drag & Drop zwischen aktiv (links) und inaktiv (rechts) verschieben
> * Serien: Formulardaten nur auf Mastertermin gespeichert, Einzeltermine nicht editierbar
> * Nachträgliche Bearbeitung durch Kund:innen: Admin-Freigabe pro Service in den Service-Einstellungen, nur Web-Version (mobile App nicht enthalten)
> * Max. Dateigröße Upload: Standard 5 MB (konfigurierbar), unterstützte Formate: JPEG, PNG, GIF, WebP, PDF, DOC/DOCX, XLS/XLSX, ODT/ODS/ODP, TXT, CSV, ZIP, MP3, MP4
> * Abfragezeitpunkt pro Formular: "Bei Buchungsabschluss" (Standard) oder "Später (beim Check-in)" (BETA). Verzögerte Abfrage = Formular wird erst beim Check-in ausgefüllt, nicht im Checkout.
> * Eigene Formulare ≠ Rechtliche Dokumente: Formulare erfassen inhaltliche Daten, Rechtliche Dokumente sichern rechtlich ab (AGB, Widerruf etc.)
> * Verwandte Artikel: /legal-documents, /buchungsoption-konfigurieren, /recurring-bookings