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# Mitgliedermanagement (Communities)

> Steuere mit Communities, wer deine Ressourcen sehen und buchen kann.

Mit Communities erstellst du interne Buchungsseiten, auf denen ausgewählte Ressourcen nur für bestimmte Personengruppen zugänglich sind. So trennst du interne von externen Buchungen und steuerst gezielt, wer welche Inhalte sieht und buchen kann.

<Info>
  * Verfügbar ab **Essential** (2 Communities). Höhere Pläne bieten mehr: Professional 5, Business 20, Enterprise unbegrenzt.
  * Aktiviere vorab **Communities** unter **Account-Einstellungen** > **Features**, um den Menüpunkt in der Navigation freizuschalten.
</Info>

## Wie funktioniert eine Community?

Eine Community ist ein geschlossener Bereich innerhalb deines anny Accounts. Du verknüpfst Ressourcen und Buchungsoptionen mit einer Community und legst fest, welche Personen als Mitglieder Zugang erhalten. Nur Mitglieder sehen und buchen die zugewiesenen Ressourcen auf der Community-Startseite.

Das Grundprinzip:

1. Du erstellst eine Community und gibst ihr einen Namen.
2. Du verknüpfst Ressourcen (einzeln, als Gruppe oder die gesamte Organisation).
3. Du fügst Mitglieder hinzu (manuell, per Auto-Join oder über ein Abo).
4. Mitglieder sehen auf ihrer Community-Startseite nur die verknüpften Ressourcen und können dort buchen.

Jedes Mitglied benötigt einen anny Account, um einer Community beizutreten.

## Wann nutze ich das?

* **Unternehmen mit internem Desk Sharing oder Raumbuchung:** Mitarbeitende sollen Arbeitsplätze und Räume buchen, ohne dass Externe diese sehen.
* **Coworking-Spaces mit Mitglieder-Konditionen:** Mitglieder erhalten über ihre Community Zugang zu exklusiven Ressourcen und Preisen.
* **Universitäten und Hochschulen:** Studierende und Mitarbeitende buchen Lernplätze oder Labore, die nur für die eigene Fakultät sichtbar sind.
* **Vereine und Verbände:** Vereinsmitglieder buchen Plätze und Kurse, die Nicht-Mitgliedern verborgen bleiben.

**Nicht geeignet für:** Rein öffentliche Buchungsseiten ohne Zugangsbeschränkung. Dort reicht die Standard-Buchungsseite ohne Community.

## Zusammenhang mit anderen Features

* **Buchungskontingente:** Verknüpfe Kontingente mit einer Community, um Mitgliedern ein begrenztes Buchungsbudget (Menge, Dauer oder Betrag) zuzuweisen.
* **Abos & Mitgliedschaften:** Weise in den Abo-Einstellungen eine Community zu. Mitglieder werden bei Abo-Abschluss automatisch der Community hinzugefügt.
* **Attribute Mapping (SSO):** Synchronisiere Benutzergruppen aus deinem Identity Provider automatisch mit Communities.

## Einstellungen & Optionen

### Ressourcen zuweisen

| Methode                     | Beschreibung                          |
| --------------------------- | ------------------------------------- |
| Organisation hinzufügen     | Alle Ressourcen des Accounts zuweisen |
| Ressourcengruppe hinzufügen | Vordefinierte Gruppen zuweisen        |
| Ressource hinzufügen        | Einzelne Ressourcen auswählen         |
| Services hinzufügen         | Einzelne Buchungsoptionen zuweisen    |

<Tip>
  Standardmässig ist alle Services auswählen aktiv. Deaktiviere diese Option, um nur bestimmte Buchungsoptionen zuzuweisen.
</Tip>

### Sichtbarkeit der Ressourcen

| Einstellung                                     | Sichtbar für   | Buchbar für    |
| ----------------------------------------------- | -------------- | -------------- |
| Öffentlich sichtbar und buchbar für alle        | Alle           | Alle           |
| Sichtbar und buchbar nur für Mitglieder         | Nur Mitglieder | Nur Mitglieder |
| Öffentlich sichtbar, buchbar nur für Mitglieder | Alle           | Nur Mitglieder |

<Note>
  Sowohl Betrachter:in als auch buchende Person müssen Teil derselben Community sein, damit Buchungen anderer Mitglieder sichtbar sind.
</Note>

### Mitglieder hinzufügen

| Methode                     | Funktionsweise                                                                                              |
| --------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Manuell einladen            | E-Mail-Adresse eingeben, Einladung versenden                                                                |
| Auto-Join via Domain        | Neue Registrierungen mit passender E-Mail-Domain werden automatisch hinzugefügt                             |
| Auto-Join via SSO           | Benutzergruppen aus dem Identity Provider werden per Attribute Mapping synchronisiert                       |
| Auto-Join via Buchungsregel | Eine Regel prüft getätigte Buchungen und fügt passende Kund:innen hinzu                                     |
| Automatisch über Abo        | In den Abo-Einstellungen wird die Ziel-Community hinterlegt. Mitglieder werden bei Abo-Abschluss zugeordnet |

### Mitglieder-Rollen

| Rolle      | Rechte                                             |
| ---------- | -------------------------------------------------- |
| Mitglied   | Buchen und andere Mitglieder sehen                 |
| Beobachter | Nur lesender Zugriff (wer hat wann gebucht?)       |
| Gast       | Nur buchen, keine Leserechte auf andere Mitglieder |

### Inkognito-Modus

| Option      | Verhalten                                                           |
| ----------- | ------------------------------------------------------------------- |
| Opt-In      | Standardmässig sichtbar, Mitglieder können Inkognito aktivieren     |
| Opt-Out     | Standardmässig Inkognito, Mitglieder können Sichtbarkeit aktivieren |
| Aktiviert   | Alle Mitglieder sind Inkognito, keine individuelle Änderung         |
| Deaktiviert | Alle Mitglieder sind sichtbar, keine individuelle Änderung          |

### Externe Links auf der Community-Startseite

Community-Admins können pro Community bis zu drei externe Links hinterlegen. Jeder Link besteht aus einem Namen, einer URL und einem Icon. Die Links werden auf der Community-Startseite im Web für Mitglieder angezeigt.

<Note>
  Externe Links sind aktuell nur im Web verfügbar, nicht in der App.
</Note>

### Mitglieder entfernen

| Methode           | Funktionsweise                                                   |
| ----------------- | ---------------------------------------------------------------- |
| Automatisch (SSO) | Attribute-Mapping-Regel anpassen, Zuordnung wird entfernt        |
| Manuell           | Unter **Mitglieder** die Person suchen und **Entfernen** klicken |

<Tip>
  Entfernte Mitglieder erhalten keine Benachrichtigung und können später wieder eingeladen werden.
</Tip>

## Praxisbeispiele

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Hybrid-Work: Interne Arbeitsplatzbuchung per Domain">
    <Steps>
      <Step title="Community erstellen">
        Öffne in der Menüleiste **Communities** und klicke oben rechts auf **Neu+**. Vergib einen Namen, z. B. Büro Frankfurt.
      </Step>

      <Step title="Ressourcen verknüpfen">
        Füge über **Ressourcengruppe hinzufügen** die Gruppe Büro Frankfurt hinzu, die alle Arbeitsplätze und Räume enthält.
      </Step>

      <Step title="Sichtbarkeit einstellen">
        Setze die Sichtbarkeit der verknüpften Ressourcen auf **sichtbar und buchbar nur für Mitglieder**.
      </Step>

      <Step title="Auto-Join per Domain aktivieren">
        Wechsle zum Reiter **Auto-Join**, klicke auf **+ Eigene Domain** und gib deine Unternehmens-Domain ein (z. B. firma.de). Neue Registrierungen mit dieser Domain werden automatisch Mitglied.
      </Step>
    </Steps>
  </Accordion>

  <Accordion title="Coworking-Community mit Abo-Zuordnung und externen Links">
    <Steps>
      <Step title="Community erstellen">
        Öffne in der Menüleiste **Communities** und klicke auf **Neu+**. Vergib den Namen Coworking Members.
      </Step>

      <Step title="Ressourcen verknüpfen">
        Füge über **Ressource hinzufügen** die gewünschten Coworking-Arbeitsplätze und Meetingräume hinzu.
      </Step>

      <Step title="Abo mit Community verknüpfen">
        Öffne die Einstellungen deines Mitgliedschafts-Abos. Wähle unter der Community-Zuordnung Coworking Members aus. Neue Abonnent:innen werden bei Abo-Abschluss automatisch der Community zugeordnet.
      </Step>

      <Step title="Externe Links hinterlegen">
        Öffne die Community-Einstellungen und hinterlege bis zu drei externe Links (z. B. Kundenportal, Profilseite, FAQ) mit Name, URL und Icon. Mitglieder sehen diese Links direkt auf der Community-Startseite im Web.
      </Step>
    </Steps>
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## FAQ

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Können Mitglieder in mehreren Communities gleichzeitig sein?">
    Ja. Ein:e Nutzer:in kann Mitglied beliebig vieler Communities sein und hat in jeder Community Zugang zu den dort verknüpften Ressourcen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Was passiert, wenn ich eine Ressource aus der Community entferne?">
    Mitglieder sehen die Ressource nicht mehr auf ihrer Community-Startseite und können sie dort nicht mehr buchen. Bestehende Buchungen bleiben bestehen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Können Mitglieder die Buchungen anderer Mitglieder sehen?">
    Nur wenn beide Personen Teil derselben Community sind und die gebuchte Ressource in dieser Community liegt. Der Inkognito-Modus steuert zusätzlich, ob Mitglieder füreinander sichtbar sind.
  </Accordion>

  <Accordion title="Wie viele externe Links kann ich pro Community hinterlegen?">
    Maximal drei. Jeder Link besteht aus Name, URL und Icon und wird auf der Community-Startseite im Web angezeigt.
  </Accordion>

  <Accordion title="Können Gäste die Buchungen anderer Mitglieder sehen?">
    Nein. Die Rolle Gast erlaubt ausschliesslich das Buchen. Personenbezogene Daten anderer Mitglieder bleiben geschützt.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Troubleshooting

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Mitglieder sehen eine Ressource nicht in der Community">
    Die Ressource ist nicht mit der Community verknüpft oder die Sichtbarkeitseinstellung schliesst das Mitglied aus. Prüfe unter der Community, ob die Ressource zugewiesen ist, und kontrolliere die Sichtbarkeitseinstellung der Ressource innerhalb der Community.
  </Accordion>

  <Accordion title="Auto-Join funktioniert nicht für neue Registrierungen">
    Die E-Mail-Domain des Mitglieds stimmt nicht mit der hinterlegten Domain überein. Prüfe unter **Auto-Join**, ob die Domain korrekt eingetragen ist (z. B. firma.de statt [www.firma.de](http://www.firma.de)). Bei SSO: Prüfe, ob das Attribute Mapping korrekt konfiguriert ist.
  </Accordion>

  <Accordion title="Externe Links werden nicht auf der Community-Startseite angezeigt">
    Externe Links sind aktuell nur im Web sichtbar, nicht in der App. Prüfe ausserdem, ob die URL korrekt hinterlegt ist (inkl. https\://) und ob das Link-Limit von drei nicht überschritten wurde.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

> Wichtige Informationen für Agenten:
>
> * UI-Pfad Community erstellen: Menüleiste > Communities > Neu+
> * Feature muss aktiviert werden: Account-Einstellungen > Features > Communities
> * Plan-Limits: Essential 2, Professional 5, Business 20, Enterprise unbegrenzt
> * Externe Links: max. 3 pro Community, Felder: Name, URL, Icon. Nur Web, nicht in der App.
> * Rollen: Mitglied (buchen + sehen), Beobachter (nur sehen), Gast (nur buchen, keine Leserechte auf andere)
> * Inkognito-Modus-Optionen: Opt-In, Opt-Out, Aktiviert, Deaktiviert
> * Auto-Join-Methoden: SSO Attribute Mapping, E-Mail-Domain, Buchungsregel, Abo-Zuordnung
> * Sichtbarkeitsstufen pro Ressource in Community: (1) öffentlich sichtbar und buchbar für alle, (2) sichtbar und buchbar nur für Mitglieder, (3) öffentlich sichtbar, buchbar nur für Mitglieder
> * Sichtbarkeitslogik für Buchungen: Betrachter:in + buchende Person müssen in derselben Community sein UND Ressource muss in der Community liegen
> * Sichtbarkeit von Blockern: Ressource muss in Community liegen UND Funktion Blocker Titel anzeigen muss aktiviert sein
> * Entfernte Mitglieder erhalten keine Benachrichtigung und können später wieder eingeladen werden
> * Verwandte Artikel: Buchungskontingente, Attribute Mapping, Abos und Mitgliedschaften, Community Sichtbarkeit