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# (Automatische) Exporte

> Exportiere Buchungen, Kunden, Rechnungen und mehr als CSV oder Excel, einmalig oder automatisch in festen Intervallen.

Mit der Export-Funktion in anny kannst du deine Daten strukturiert exportieren: entweder als einmaligen Export auf Knopfdruck oder als automatischen Export-Zeitplan, der in festen Intervallen an ein definiertes Ziel gesendet wird. So stellst du Buchungsübersichten, Kundenlisten oder Rechnungsdaten regelmäßig für dein Team, deine Buchhaltung oder externe Partner:innen bereit.

<Info>
  Export-Zeitpläne sind planabhängig limitiert: Essential 1, Professional 3, Business 5, Enterprise 12. Einmalige Exporte sind in allen Plänen unbegrenzt verfügbar.
</Info>

## Wie funktioniert das Export-System?

Das Export-System in anny unterscheidet zwei Modi:

* **Einmaliger Export:** Du löst einen Export direkt aus. anny erstellt die Datei sofort und stellt sie zum Download bereit.
* **Export-Zeitplan:** Du konfigurierst einen automatischen Export, der in einem definierten Intervall (täglich, wöchentlich oder monatlich) erstellt und an ein Ziel gesendet wird.

Beide Modi findest du über die Menüleiste links unter **Exporte**. Dort siehst du zwei Bereiche:

* **Exporte:** Übersicht aller durchgeführten Exporte mit Status und Download-Option.
* **Export-Zeitpläne:** Übersicht aller aktiven automatischen Export-Konfigurationen.

Über **+Neu** erstellst du in beiden Bereichen einen neuen einmaligen Export oder einen neuen Export-Zeitplan.

## Wann nutze ich das?

* **Du brauchst regelmäßig eine Buchungsübersicht für dein Team oder Management:** Konfiguriere einen wöchentlichen oder monatlichen Export-Zeitplan mit den relevanten Filtern.
* **Du arbeitest mit externen Partner:innen (z. B. Catering, Reinigung) zusammen:** Sende automatisch tägliche Exporte mit gefilterten Buchungsdaten per E-Mail.
* **Du benötigst Daten für die Buchhaltung:** Exportiere Rechnungen, Bestellungen oder Kundenlisten in regelmäßigen Abständen.
* **Du brauchst schnell eine aktuelle Datei:** Nutze den einmaligen Export für Ad-hoc-Auswertungen.
* **Nicht geeignet für:** PDF-Rechnungsexport (dafür gibt es den separaten Rechnungsexport) oder Echtzeit-Datenanbindungen (dafür nutze Webhooks oder die API).

## Zusammenhang mit anderen Features

| Feature        | Zusammenhang                                                                    |
| -------------- | ------------------------------------------------------------------------------- |
| Zusatzoptionen | Add-On-Gruppen können als eigene Spalten im Buchungsexport eingeblendet werden. |
| Communities    | Buchungsexporte lassen sich nach Community filtern.                             |

## Einstellungen & Optionen

### Exporttypen

| Exporttyp     | Beschreibung                                       |
| ------------- | -------------------------------------------------- |
| Buchungen     | Alle Buchungsdaten inkl. Custom Fields und Add-Ons |
| Bestellungen  | Bestellübersicht mit Zahlungsstatus                |
| Rechnungen    | Tabellarische Rechnungsdaten (nicht PDF)           |
| Kunden        | Kundenstammdaten und Custom Fields                 |
| Gutscheine    | Rabattcodes mit Einlösestatus                      |
| Buchungscodes | Buchungspaket-Codes mit Nutzungsstatus             |

### Exportformate

| Format | Beschreibung             |
| ------ | ------------------------ |
| CSV    | Kommagetrennte Textdatei |
| XLSX   | Excel-Datei              |

### Spaltenauswahl

| Option                | Beschreibung                                           |
| --------------------- | ------------------------------------------------------ |
| Alle Spalten          | Exportiert alle verfügbaren Datenfelder                |
| Konfigurierte Spalten | Nur ausgewählte Spalten (individuell zusammenstellbar) |

<Tip>
  Nutze "Konfigurierte Spalten", um nur die relevanten Daten zu exportieren. Du kannst Custom Fields, Add-On-Gruppen und Kundenattribute als eigene Spalten hinzufügen.
</Tip>

### Filter (Buchungsexport)

Beim Buchungsexport kannst du die Ergebnisse vorab eingrenzen:

| Filter               | Beschreibung                                 |
| -------------------- | -------------------------------------------- |
| Ressourcen           | Nur Buchungen bestimmter Ressourcen          |
| Gruppe               | Nach Ressourcen-Gruppe filtern               |
| Services             | Nach Buchungsoption/Service filtern          |
| Status               | Z. B. nur bestätigte Buchungen               |
| Communities          | Nur Buchungen aus bestimmten Communities     |
| Zusätzliche Optionen | Nach gebuchten Add-Ons filtern               |
| Check-In / Check-Out | Nach Check-In- oder Check-Out-Status filtern |

### Export-Zeitplan: Konfiguration

Ein automatischer Export-Zeitplan besteht aus vier Bereichen:

| Bereich                  | Einstellungen                                              |
| ------------------------ | ---------------------------------------------------------- |
| Allgemeine Einstellungen | Name, Beschreibung, Benachrichtigungen (Toggle)            |
| Intervall                | Täglich, Wöchentlich oder Monatlich + Uhrzeit + Wochentage |
| Inhalt                   | Exporttyp, Exportformat, Filter, Spalten                   |
| Ziel des Exports         | Ein oder mehrere Ziele (E-Mail, FTP, Implizites FTP, S3)   |

### Ziel-Typen

| Typ            | Beschreibung                                           |
| -------------- | ------------------------------------------------------ |
| E-Mail         | Export wird als Anhang an eine E-Mail-Adresse gesendet |
| FTP            | Upload auf einen FTP-Server                            |
| Implizites FTP | Upload auf einen FTPS-Server                           |
| S3             | Upload in einen S3-kompatiblen Cloud-Speicher          |

## Praxisbeispiele

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Ein Coworking-Space sendet wöchentlich eine Buchungsübersicht an das Management">
    Das Management möchte jeden Montagmorgen eine aktuelle Übersicht aller bestätigten Buchungen der kommenden Woche erhalten.

    <Steps>
      <Step title="Export-Zeitplan erstellen">
        Öffne **Exporte** in der Menüleiste links. Wechsle zu **Export-Zeitpläne** und klicke auf **+Neu**.
      </Step>

      <Step title="Allgemeine Einstellungen">
        Vergib den Namen "Wöchentliche Buchungsübersicht" und aktiviere optional **Benachrichtigen**, um bei jedem Export eine Bestätigung zu erhalten.
      </Step>

      <Step title="Intervall konfigurieren">
        Wähle **Wöchentlich**, aktiviere **Montag** als Wochentag und setze die Uhrzeit auf 07:00.
      </Step>

      <Step title="Inhalt festlegen">
        Wähle Exporttyp **Buchungen** und Exportformat **CSV**. Setze im Filter den Status auf **Bestätigt** und wähle die relevanten Ressourcen aus.
      </Step>

      <Step title="Ziel hinzufügen">
        Klicke unter **Ziel des Exports** auf **+ Erstellen**. Vergib den Namen "Management", wähle **E-Mail** als Art des Ziels und trage die E-Mail-Adresse ein. Klicke auf **Speichern**.
      </Step>

      <Step title="Export-Zeitplan speichern">
        Klicke auf **Speichern**. Der Export-Zeitplan erscheint in der Übersicht und wird ab sofort jeden Montag um 07:00 ausgeführt.
      </Step>
    </Steps>
  </Accordion>

  <Accordion title="Ein Veranstaltungsort informiert den Catering-Partner täglich über gebuchte Zusatzoptionen">
    Der Catering-Partner soll jeden Morgen eine Liste der heutigen Buchungen mit gebuchten Catering-Zusatzoptionen erhalten.

    <Steps>
      <Step title="Export-Zeitplan erstellen">
        Öffne **Exporte** > **Export-Zeitpläne** > **+Neu**.
      </Step>

      <Step title="Allgemeine Einstellungen">
        Vergib den Namen "Catering-Übersicht täglich".
      </Step>

      <Step title="Intervall konfigurieren">
        Wähle **Täglich** und setze die Uhrzeit auf 06:00.
      </Step>

      <Step title="Inhalt festlegen">
        Wähle Exporttyp **Buchungen** und Exportformat **CSV**. Wähle unter Spalten **Konfigurierte Spalten** und füge nur Buchungsnummer, Zeitraum, Ressource und die Catering-Add-On-Gruppe hinzu.
      </Step>

      <Step title="Ziel hinzufügen">
        Erstelle ein E-Mail-Ziel mit der Adresse des Catering-Partners.
      </Step>

      <Step title="Speichern">
        Klicke auf **Speichern**. Der Partner erhält ab sofort täglich um 06:00 die relevante Übersicht.
      </Step>
    </Steps>
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## FAQ

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Kann ich einen Export-Zeitplan nachträglich bearbeiten?">
    Ja. Öffne **Exporte** > **Export-Zeitpläne**, klicke auf den gewünschten Zeitplan und passe Intervall, Inhalt oder Ziel an. Die Änderungen gelten ab dem nächsten geplanten Export.
  </Accordion>

  <Accordion title="Wie lange sind einmalige Exporte zum Download verfügbar?">
    Einmalige Exporte bleiben 3 Tage in der Export-Übersicht zum Download verfügbar. Danach wird die Datei gelöscht.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kann ich mehrere Ziele für einen Export-Zeitplan festlegen?">
    Ja. Du kannst unter **Ziel des Exports** mehrere Ziele hinzufügen. Der Export wird an alle konfigurierten Ziele gleichzeitig gesendet.
  </Accordion>

  <Accordion title="Welche Spalten sind im Export verfügbar?">
    Neben den Standardspalten kannst du Custom Fields, Add-On-Gruppen und Kundenattribute als eigene Spalten hinzufügen. Wähle dafür unter Inhalt die Option **Konfigurierte Spalten**.
  </Accordion>

  <Accordion title="Zählen einmalige Exporte gegen mein Plan-Limit?">
    Nein. Nur aktive Export-Zeitpläne sind limitiert. Einmalige Exporte kannst du unbegrenzt durchführen.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Troubleshooting

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Mein automatischer Export enthält keine Daten">
    Prüfe die Filter im Export-Zeitplan. Häufig ist ein zu enger Zeitraumfilter oder ein Statusfilter gesetzt, der zum Exportzeitpunkt keine Treffer liefert. Passe die Filter an und löse testweise einen einmaligen Export mit denselben Einstellungen aus.
  </Accordion>

  <Accordion title="Die E-Mail mit dem Export kommt nicht an">
    Prüfe die hinterlegte E-Mail-Adresse im Ziel. Schau außerdem im Spam-Ordner nach. Falls du eine externe Adresse nutzt, stelle sicher, dass der Mailserver E-Mails von anny nicht blockiert.
  </Accordion>

  <Accordion title="Custom Fields fehlen im Export">
    Custom Fields erscheinen nur, wenn du unter Spalten die Option **Konfigurierte Spalten** wählst und die gewünschten Felder explizit hinzufügst. Bei "Alle Spalten" werden nur die Standard-Datenfelder exportiert.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

> Wichtige Informationen für Agenten:
>
> **UI-Pfad:** Menüleiste links > Exporte > Exporte (Übersicht aller Exporte) oder Export-Zeitpläne (aktive automatische Exporte). Neuer Export: +Neu in jeweiligem Bereich.
>
> **Plan-Limits Export-Zeitpläne:** Essential 1, Professional 3, Business 5, Enterprise 12. Einmalige Exporte sind unlimitiert.
>
> **Exporttypen:** Buchungen, Bestellungen, Rechnungen, Kunden, Gutscheine, Buchungscodes.
>
> **Ziel-Typen:** E-Mail, FTP, Implizites FTP, S3.
>
> **Filter Buchungsexport:** Ressourcen, Gruppe, Services, Status, Communities, Zusätzliche Optionen, Beliebige (Toggle), Check-In, Check-Out.
>
> **Spaltenauswahl:** "Alle Spalten" oder "Konfigurierte Spalten" (inkl. Custom Fields, Add-On-Gruppen, Kundenattribute).
>
> **Intervall-Optionen:** Täglich (Uhrzeit), Wöchentlich (Wochentage + Uhrzeit), Monatlich (Tag + Uhrzeit). Zeitpunkt-Chips verfügbar: Morgen, Nächster Monat u.a.
>
> **Abgrenzung Rechnungsexport:** Der Artikel "Rechnungsexport" behandelt den PDF-Export einzelner Rechnungen. Dieser Artikel behandelt den tabellarischen Datenexport (CSV/XLSX).
>
> **Abgrenzung DATEV-Integration:** DATEV-Buchhaltungsexporte nutzen eine eigene Integration unter Integrationen > Buchhaltung > DATEV und sind kein Teil der hier beschriebenen Export-Funktion.
>
> **Bekannte Einschränkung:** Bei Serien-Elementen können Custom Fields in der Buchungsübersicht fehlen (bekanntes Verhalten).